Должностная инструкция помощника руководителя

Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.

Профессия помощник руководителя

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
обеспечение психологического комфорта начальства;
проведение первичных переговоров;
перевод;
обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Личные качества

Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.

Требования к знаниям специалиста

Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
ведение переписки от имени организации;
прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1. Ассистент должен уметь работать с документами

проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
хранить рабочие документы до архивирования;
контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
вести контрольно-регистрационную картотеку.

Работа по организации работы компании

принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
организовывать презентации и представительскую деятельность;
организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Итоги

Помощник руководителя — должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

«Должностная инструкция бухгалтера бюджетного учреждения — образец 2015»;
«Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Профессиональные требования

Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.

Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.

Функциональные обязанности

Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.

В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.

Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
вести специфическую документацию подразделения.

Обязательства работника

Поскольку подобная вакансия предполагает осведомленность сотрудника во многих вопросах, находящихся в компетенции руководства, обязанности помощника генерального директора очень велики. Перечислим их в таком порядке:

Планирование распорядка управляющего. Такой работник ведет прием посетителей, формируя списки посещений начальства, отвечает на звонки и представляет необходимые справки в пределах своих полномочий.
Реализация задач технического характера. Ассистент обеспечивает нормальную деятельность руководителя, решая вопросы с транспортом, броней билетов и гостиниц, устраивает переговоры.
Выполнение распоряжений начальника. Этот человек обязан неукоснительно следовать приказам руководства, осуществляя необходимые выезды за пределы территории предприятия по просьбе управляющего.
Сопровождение руководителя. Претендент на вакансию помощника находится рядом с директором, чтобы вовремя оказать посильную помощь в подготовке документации и других вопросах.
Оказание содействия начальству. Такая должность предполагает участие сотрудника в переговорах и их организации. Кроме того, он обязан документировать процесс и документально оформить достигнутый результат.
Реализация взаимосвязи с внутренними и внешними партнерами. Референт обязан самостоятельно взаимодействовать с представителями отделов предприятия и других организаций в пределах компетенции – ведь решение некоторых общих вопросов не требуют участия первого лица фирмы.
Получение нужных сведений для руководителя. Ассистент директора компании ведет сбор документации по просьбе начальника, готовит необходимые наглядные пособия для проведения совещаний и деловых встреч.
Проведение канцелярской работы. Помощник получает, регистрирует и предъявляет директору корреспонденцию.
Общение с посетителями. Этот работник встречает клиентов компании и штатный персонал, ведет запись приема, улаживает вопросы, которые в силах решить самостоятельно.
Содействие в мелких вопросах. Референт выполняет разовые просьбы руководителя, касающиеся выполнения рабочих функций по осуществлению кадровых ротаций и уведомлению персонала.

Референт управляющего обязан выполнять распоряжения руководителя и организовывать его рабочее время

По желанию управляющего должностные обязанности помощника руководителя расширяются. В случае, когда вакансия открыта для содействия руководителю, осуществляющему реализацию временного проекта, функции референта действуют до получения конкретного результата либо окончания срока договора с таким менеджером.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

Общие положения.
Функции.
Права.
Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Для чего необходима инструкция

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.