Нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ?

Нулевой расчет 6-НДФЛ — это ситуация, когда компания не ведет деятельность и не делает выплат сотрудникам. Нужно ли представлять в ИФНС 6-НДФЛ при нулевой отчетности?

Расчет по налогу на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/[email protected] Сдается он ежеквартально всеми налоговыми агентами, которые выплачивают доход физлицам и обязаны удерживать с этих выплат подоходный налог.

В практике возникают ситуации, когда компания не ведет деятельность и не выплачивает доход сотрудникам. Такое возможно, если организация только что зарегистрирована или, напротив, находится в стадии ликвидации. Также возможны иные причины. Бухгалтеры знают, что даже не ведущие деятельность компании обязаны представлять определенную отчетность, например, единую упрощенную декларацию. По аналогии у них возникает вопрос, нужно ли сдавать 6-НДФЛ если нет начислений зарплаты. Рассмотрим возможные ситуации.

Нулевая 6-НДФЛ: надо ли сдавать

Расчет сдают налоговые агенты, выплачивавшие доход физическим лицам. Таким образом, чтобы определить, сдается ли 6-НДФЛ нулевая, необходимо проанализировать, делала ли такие выплаты ваша компания. Это может быть не только заработная плата, но и:

дивиденды;
материальная помощь;
арендная плата по договорам аренды с физлицами;
иные облагаемые выплаты.

Если таких выплат не было, то и отчетность сдавать нет необходимости.

Аналогичный вывод о том, 6-НДФЛ нулевой сдавать или нет, содержится в разъяснениях Минфина в Письме от 01.08.16 № БС-4-11/[email protected]

Куда сдавать расчет 6-НДФЛ организациям и ИП

Расчеты 6-НДФЛ представляются в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ). Организация «сдается» по месту ее нахождения, предприниматель — по месту жительства (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК РФ).

Однако в зависимости от статуса организации или ИП (либо источника доходов) порядок сдачи 6-НДФЛ может быть иным. Подробности представлены в таблице:

Кто и где получает доходы	Куда подавать 6-НДФЛ
Сотрудники головного офиса	В инспекцию по местонахождению головного офиса
Сотрудники обособленных подразделений	В инспекции по местонахождению подразделений. Форма 6-НДФЛ составляется по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одной и той же инспекции. Если «обособку» ликвидировали (закрыли), представьте по месту ее учета расчет за последний налоговый период: за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения
Сотрудники одновременно получают доходы в головном офисе и в обособленных подразделениях:
– по доходам за время, отработанное в головном отделении	В инспекцию по местонахождению головного офиса организации (укажите его КПП и ОКТМО)
– по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях	В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (укажите КПП и ОКТМО соответствующего подразделения)
Сотрудники «обособок» получают доходы в подразделениях, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций	В инспекцию, где зарегистрированы подразделения. По каждому из подразделений заполняют отдельный расчет
Сотрудники крупнейших налогоплательщиков, включая обособленные подразделения	В ИФНС в том же порядке, что и «обычные» организации
Сотрудники предпринимателя на ЕНВД или ПСН	В инспекцию по месту, где предприниматель ведет деятельность ЕНВД или ПСН. Если деятельность на спецрежиме прекращена, расчет подается за период от начала года до дня прекращения бизнеса
Сотрудники предпринимателя, который совмещает ЕНВД и УСН	По сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, — в инспекцию по месту такой деятельности. По сотрудникам, занятым в деятельности на УСН, — в инспекцию по месту жительства предпринимателя

Какие возможны риски, если вы решили не сдавать нулевой 6-НДФЛ

Итак, мы выяснили, что расчет надо сдавать, только если компания делала выплаты физлицам, облагаемые налогом на доходы. Если же таких выплат нет, то и представляться в налоговую инспекцию нулевая 6-НДФЛ за 3 квартал 2020 года не должна.

Но налоговые органы не имеют информации о том, осуществляла организация начисления работникам или нет. О том, что таких выплат не было и компания правомерно не представила отчет, необходимо уведомить ИФНС. Сделать это разрешено в простой письменной форме, принеся письмо лично, отправив его почтой или в электронной форме.

Если не сделать этого, то налоговики решат, что нулевая 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 не сдана неправомерно. В этом случае инспекция заблокирует банковские счета компании. Сдают ли нулевки такие организации, расскажем далее.

Отчетность при временном приостановлении выплат персоналу

Сомнения по поводу 6-НДФЛ могут возникнуть и у организаций, которые имеют персонал, временно не получающий вознаграждения. Например, если были временно приостановлены выплаты работникам в связи с финансовыми трудностями. Так как в будущем восстановление выплат все же планируется, в налоговый орган целесообразнее подавать не уведомление о прекращении обязанности, а нулевой отчет 6-НДФЛ. И хотя сдавать его те, кто не является налоговыми агентами, не обязаны, отказать в принятии нулевок контролеры не имеют права.

Порядок заполнения 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Правило заполнения формы при отсутствии показателей прописано в п. 1.8, согласно которому в суммовых строках проставляются 0, а в других строках разделов 1 и 2 проставляются прочерки. Титульный лист заполняется в обычном порядке.

Прежде чем подавать нулевой отчет при временном приостановлении деятельности, важно убедиться, что действительно не производились какие-либо выплаты. Обычно организации забывают учесть оплату разовых услуг подрядным рабочим либо вознаграждение сотрудникам в натуральной (не денежной) форме.

Можно ли отправить пустой отчет

Обратите внимание, что расчет заполняется нарастающим итогом с начала года. А значит, необходимо проверить, были ли выплаты ранее. То есть если организация выплатила налогооблагаемый доход в 1 квартале 2020 г., то расчет сдавайте и за 1 квартал, и за полугодие, и за 9 месяцев, и за год. Такие разъяснения дает ФНС в Письме от 23.03.16 № БС-4-11/[email protected]

Также вместо письма в ИФНС об отсутствии обязанности представлять расчет компания вправе сдать пустой отчет. ИФНС в этом случае обязана его принять (Письмо ФНС от 04.05.16 № БС-4-11/[email protected]).

Представление отчета при отсутствии работников

Отчет 6-НДФЛ обязаны сдавать все налоговые агенты. То есть те, кто платит какие-либо суммы физическим лицам и с этих сумм уплачивает налог в ИФНС.

С сотрудниками

ИП с сотрудниками однозначно сдают отчет. В отчете прописывают заработную плату и уплаченный с нее налог. Отчету подлежат ИП на любой системе налогообложения, будь то УСН (упрощенка), ЕНВД (вмененка), ПСН (патент), ОСНО или ЕНВХ. В справку вписываются данные о каждом сотруднике.

Например, если ИП выплачивает сотруднику заработную плату 10 000 рублей в месяц, то в 6-НДФЛ он пишет 11 300, прибавляя сумму налога.

Помимо сотрудников, индивидуальный предприниматель (или его бухгалтер) учитывает в 6-НДФЛ выплаты дивидендов и другие виды дохода, с которых был уплачен налог на доходы физических лиц.

Надо ли ИП сдавать 6 НДФЛ если нет работников и наемных сотрудников по договору?

Уплата налога

Без работников

6 НДФЛ ИП без работников нужно ли сдавать? Если ИП работает сам на себя и не имеет работников, то 6-НДФЛ ему сдавать необязательно, за исключением ряда факторов. Дело в том, что ИП может не иметь постоянных сотрудников, но периодически иметь наемных. Либо, привлекать услуги физических лиц по договору.

Отсюда следует вывод, что ИП без работников сдает 6-НДФЛ только в том случае, если производились выплаты каким-либо другим физическим лицам.

Форма 6 НДФЛ, если нет работников (налогоплательщиков), а значит, — заработная плата физическим лицам не начислялась, оснований представлять Расчет не возникает. Следовательно, при отсутствии финансовой деятельности и выплат доходов подавать отчетный документ нет необходимости.

Отчет без работников не требуется:

при наличии штата, но отсутствия выплат; нет предмета налогообложения, отчетность также будет «пустая».
нет деятельности, то есть источника прибыли, начисление и удержание налогов невозможно.

Форму отчета, порядок заполнения 6 НДФЛ и его предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/[email protected], который вступил в силу 26 марта 2020 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, о том, как заполнить 6 НДФЛ, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

В 2020 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

указать ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
использовать код «215» ( крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшие налогоплательщики приводят КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Хотя отчет действует уже четвертый год, заполнение 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. Кроме того, в профессию приходят молодные бухгалтеры, которым требуется инструкция для чайников, как правильно заполнить 6 НДФЛ: разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

Титульный лист.
Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлена инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

1-й квартал — код 21;
полугодие — код 31;
9 месяцев — код 33;
год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

первые 2 цифры — номер региона;
вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

по месту учета — 214;
по месту учета обособленного подразделения — 220;
крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП тоже указывают специальные коды:

по месту жительства — код 120;
по месту осуществления деятельности — код 320.

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Как требует утвержденный Приказом ФНС РФ порядок заполнения отчета 6 НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

1. По каждой ставке в отдельности:

процент ставки налога;
суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
суммы налоговых вычетов;
суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

количество физических лиц, получивших доход;
суммы удержанного налога;
суммы налога, не удержанные;
суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2020 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2020 г. ставки не изменились.

Как учитывать НДФЛ, покажет пример заполнения 6 НДФЛ за 3 квартал 2020 года: инструкции даны по разделам и строкам.

Подробнее об НДФЛ

рекомендации и помощь в решении вопросов
нормативные документы
формы и образцы их заполнения

КонсультантПлюс ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Не нужно представлять “нулевой” расчет 6-НДФЛ, если вы не начисляли и не выплачивали доходы, с которых нужно платить налог (Письма ФНС России от 16.11.2018 N БС-4-21/[email protected], от 01.08.2016 N БС-4-11/[email protected]).

Обратите внимание, что расчет заполняется нарастающим итогом с начала года. А значит, необходимо проверить, были ли выплаты ранее. То есть если организация выплатила налогооблагаемый доход в 1 квартале 2020 г., то расчет сдавайте и за 1 квартал, и за полугодие, и за 9 месяцев, и за год. Такие разъяснения дает ФНС в Письме от 23.03.16 № БС-4-11/[email protected]

Образец заполнения

На условном примере рассмотрим порядок заполнения:

ООО «Компания» поставлена на учет 12.12.2018 г. С этого момента в штате организации числится один директор, который находится в отпуске за свой счет. В мае 2020 г. директор выходил из отпуска, работал весь месяц, и ему была начислена и выплачена зарплата в размере 20 000 руб. (сумма налога на доходы физических лиц — 2600 руб.). С 1 июня директор вновь ушел в отпуск за свой счет, в котором и находился до конца года.

За первый квартал организация приняла решение сдать расчет с нулями.

Нулевка за 1 квартал 2020 года

Поскольку во втором квартале была выплата директору заработной платы, то сдавался обычный расчет, а за 9 месяцев организация обязана сдать отчет. В первом разделе указываются показатели нарастающим итогом с начала года. То есть в нем будет отражена майская выплата.