Порядок взыскания материального ущерба с работника + бухгалтерский учет, проводки

Законное оформление взыскания

Рассмотрим пошаговый процесс взыскания средств с сотрудника компании:

1. Установление базовой информации. Нужно определить размер понесенного ущерба. Также требуется установить виновное лицо.
2. Организация комиссии для служебного расследования. В комиссию входит бухгалтер, специалист, который может определить размер ущерба (нужно это, к примеру, при поломке техники). Принимать участие в комиссии могут эксперты из сторонних компаний. Однако не всегда это возможно. Более простой вариант – получить экспертное заключение, которое будет использоваться в дальнейшей работе. От комиссии требуется установить размер ущерба, определить перечень объектов, которые понесли урон.
3. Запрос объяснений от сотрудника. Виновное лицо составляет объяснительную в письменном виде.
4. Работа комиссии. Представители комиссии должны проанализировать документы, связанные с ущербом. Затем составляется заключение на предмет виновности сотрудника и суммы материальных потерь. Устанавливается правомерность взыскания средств.
5. Издание приказа. Документ касается волеизъявления работодателя касательно удержания средств с сотрудника. Если комиссия установила, что взыскание ущерба правомерным не будет, издавать приказ не нужно.
6. Направление приказа в бухгалтерский отдел. Удержания из зарплаты, если выбран именно этот вариант взыскания, выполняются на основании приказа. Поэтому нужно предоставить его в бухгалтерию.

Это самый распространенный и простой способ взыскания материального ущерба.

ВАЖНО! Приказ об удержании средств должен быть составлен в течение месяца после факта нанесения ущерба.

Расчет суммы ущерба

После того как исходные факты для рассмотрения были установлены, важно точно установить сумму ущерба. Обычно она состоит из следующих разделов:

• сумма фактически нанесенного предприятию ущерба;
• стоимость материальных ценностей или ремонта поврежденного имущества;
• величину урона, который работник нанёс третьим лицам или сторонним организациям и который пришлось в связи с этим компенсировать.

Если необходимо определить, по каким ценам нужно выполнять расчёт, то обычно берутся рыночные, которые действовали на дату совершения нарушений или ту, которая указана в соответствующих документах.

Нюансы удержания суммы ущерба из зарплаты

Взысканию ущерба обязательно предшествует расследование. Без него любые удержания будут незаконными. Рассмотрим правила, которые нужно учесть при проведении расследования:

• Размер материального ущерба определяется на основании остаточной стоимости техники (если испорчена она) или закупочной стоимости продукции (наценка учитываться не будет). К примеру, если сломан ПК, списанный в связи с естественной амортизацией, с работника ничего взыскать нельзя. Связано это с тем, что остаточная стоимость в данном случае равна нулю.
• Возможно одновременное наложение дисциплинарной ответственности. Это может быть, к примеру, выговор.
• В размер ущерба не может входить упущенная выгода. К примеру, если сотрудник совершил виновное действие, из-за которого не заключено выгодное для компании соглашение, никаких средств взыскать не получится.

Расследование предполагает получение доказательств о виновности лица и размере ущерба. Если этих доказательств не будет, изъятие средств из зарплаты сотрудника является не вполне законным.

Как правильно оформить взыскание материального ущерба с работника?

Действующее трудовое законодательство ориентировано как на защиту прав работников, так и на соблюдение законных интересов работодателя, поэтому при необходимости взыскать ущерб нужно в первую очередь ориентироваться на требования закона. Ведущим законодательным актом в этом случае является Трудовой кодекс РФ, который регламентирует основные аспекты поведения всех сторон в спорной ситуации. Итак, как правило, для того чтобы материальный ущерб был возмещен, потребуется:

• выяснить общие обстоятельства произошедшего и предположительно установить виновного работника;
• создать комиссию, которая займется проведением служебного расследования;
• провести служебное расследование (запросить объяснения с сотрудников, тщательно изучить все обстоятельства, сделать заключение о виновности работника и вероятности того, что ущерб можно будет взыскать);
• издать соответствующий приказ.

Важно! Если виновными будут признаны несколько работников, то возникает коллективная материальная ответственность. В этом случае ущерб рассчитывается на каждого виновного отдельно (учитывается степень вины).

При этом взыскание ущерба с сотрудника можно осуществлять как во внесудебном, так и в судебном порядке. Избежать обращения в суд возможно, если виновный признает причиненный ущерб и согласится добровольно погасить сумму. Без суда можно обойтись и в ситуации, когда размер ущерба не превышает заработную плату виновного (месячный заработок), с момента выявления факта причинения материального ущерба прошло не более месяца, а трудовые отношения между сторонами сохраняются.

Судебный порядок возмещения предусмотрен в ситуации, когда размер ущерба превышает месячную зарплату виновного, а с того момента, когда ущерб был выявлен, прошло больше месяца. Обращения в суд для взыскания ущерба с работника не избежать и в ситуации, когда сотрудник уже не работает в компании: взыскивать средства с уволенных нужно в судебном порядке.

В каких случаях нельзя взыскать материальный ущерб

В законодательных актах приведены случаи, в которых работодателю запрещается взыскивать средства. Рассмотрим эти случаи:

• Ущерб возник вследствие обстоятельств непреодолимой силы. К примеру, это могут быть стихийные бедствия, в ходе которых сотрудник не смог сохранить имущество в целостности и сохранности.
• Потери образованы вследствие естественного хозяйственного риска.
• Потери образованы из-за действий сотрудника, совершенных по крайней необходимости. Это может быть самооборона. К примеру, при задержании вора работник уронил ПК.
• Работодатель не организовал среду, в которой можно сохранить имущество в целостности. К примеру, отсутствуют сейфы для хранения особо ценных предметов, решетки на окнах, надежные замки.

Если работодатель взыскивает средства в этих обстоятельствах, сотрудник вполне может оспорить это решение.

Когда ответственность наступает?

Наступление материальной ответственности за причинение вреда имуществу работодателя предусмотрено ТК РФ (ст.283). Материальную ответственность можно охарактеризовать двумя признаками:

• одной из ее сторон должно выступать физическое лицо, которое трудится у работодателя на момент причинения ущерба имуществу;
• величина ответственности зависит от того, каков размер ущерба и какой характер носит нарушение, приведшее к порче имущества.

Материальная ответственность наступает при условии, что имеет место:

• прямой ущерб;
• противоправное поведение, халатность, ненадлежащее исполнение своих профессиональных обязанностей;
• вина сотрудника, причинившего ущерб.

Если порча имущества работодателя вызвана действием обстоятельств непреодолимой силы, обороной, крайней необходимостью, материальная ответственность не наступает. Также работник не несет ответственность за имущество, когда работодатель не обеспечил необходимые условия для его сохранности.

Полное или частичное взыскание ущерба

Взыскать материальные потери можно полностью или частично. Возможности взыскания зависят от конкретных обстоятельств.

Полное взыскание

Удержание полной суммы материальных потерь правомерно в случаях, когда виновными являются следующие сотрудники:

• Руководитель фирмы.
• Главбух или заместитель руководителя в случае, если с сотрудниками заключено соглашение о полной материальной ответственности.
• Ущерб нанесен любым сотрудником, с которым есть договор о материальной ответственности. Этому же работнику выдают ценное имущество на основании документов. К примеру, это кассир или кладовщик.
• Работник, которому выдано ценное имущество разово, если при этом составлялись бумаги. К примеру, сотрудник получил деньги под отчет.

Полное взыскание возможно в следующих обстоятельствах:

• Сотрудник наносил ущерб, находясь под воздействием алкогольных напитков.
• Ущерб нанесен не в процессе выполнения рабочих обязанностей. К примеру, таксист пользовался авто в связи со своими личными потребностями, в процессе чего разбил машину.
• Обнаружен преступный умысел (то есть ущерб был нанесен сознательно).
• Сотрудник, отвечающий за сохранность коммерческих сведений, разгласил конфиденциальную информацию.

Компенсацию в полном размере работодатель может получить и в том случае, если сотрудник был осужден в связи с нанесением ущерба.

Частичное взыскание

Частичная компенсация предполагает удержание средств в размере среднемесячной зарплаты. Она актуальна в тех случаях, когда невозможно применить положение о полной ответственности. Выплаты производятся не единовременно, так как с одной зарплаты сотрудника нельзя удерживать более 20%.

ВАЖНО! Среднемесячная зарплата – это не доход работника за текущий месяц. Ее нужно рассчитывать путем деления общей годовой зарплаты на число месяцев.

Комментарий к статье 248 ТК РФ

Возмещение работником ущерба, причиненного работодателю, может производиться тремя способами: по распоряжению работодателя, добровольно или по решению суда.

По распоряжению работодателя с виновного работника суммы причиненного ущерба могут быть удержаны при соблюдении одновременно следующих условий:

— сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника;

— распоряжение о взыскании издано не позднее одного месяца со дня, когда работодателем был окончательно установлен размер причиненного работником ущерба.

Хотя это прямо в комментируемой статье не закреплено, однако представляется, что работник должен быть извещен о распоряжении работодателя до того, как будут производиться удержания из его заработка. Связано это с тем, что в случае несогласия работника с распоряжением возмещение ущерба возможно только по решению суда.

Работники, виновные в причинении ущерба, после разъяснения порядка его возмещения могут изъявить желание без какого-либо принуждения возместить указанный ущерб полностью или частично в пределах, установленных законодательством. Возмещение ущерба по договоренности с работодателем возможно различными способами: внесением денежных сумм в кассу; передачей равноценного или аналогичного имущества; исправлением поврежденного.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник должен дать письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Такая форма возмещения ущерба может быть принята только с согласия работодателя. Если работник откажется от возмещения ущерба и прекратит выплаты, то работодатель может недополученные суммы взыскать своим распоряжением путем удержания из заработной платы работника.

В случае увольнения работника и отказа от выплат непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

В судебном порядке подлежит взысканию ущерб, причиненный работником в следующих случаях:

— если сумма причиненного ущерба превышает средний месячный заработок работника;

— если работодатель пропустил месячный срок для издания распоряжения о взыскании ущерба;

— если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;

— если работник несет в соответствии с законодательством полную материальную ответственность;

— если работник, давший письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, уволился и при этом отказался возместить непогашенную задолженность.

Работодатель может обратиться с исковым заявлением о взыскании материального ущерба с работников в течение года со дня обнаружения материального ущерба. Пропуск сроков исковой давности не является основанием для отказа суда в принятии заявления. При наличии уважительных причин суд может восстановить сроки исковой давности (ст. 392 ТК).

Работодателю следует учитывать, что в ст. 138 ТК установлены максимальные пределы ежемесячных удержаний из заработной платы работников: по общему правилу они не могут превышать 20% причитающихся работнику сумм. В порядке исключения из этого правила допускается удержание в размере не более 50% заработной платы работника в случаях, особо предусмотренных федеральными законами (см. коммент. к ст. 138).

Несоблюдение работодателем установленного комментируемой статьей порядка возмещения ущерба дает работнику право обжаловать действия работодателя в суд.

Привлечение работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности не освобождает его от обязанности возместить работодателю причиненный материальный ущерб.

Как взыскать ущерб с уволившегося сотрудника

Если работник был уволен (или уволился сам), удержание средств будет затрудненным, так как работодатель утрачивает финансовые рычаги. Однако получение компенсации возможно. Для этого требуется обратиться в суд. Через судебный орган можно добиться полного взыскания. Рассмотрим порядок обращения в суд:

1. Установление срока давности. Срок исковой давности в рассматриваемом случае составляет год. Исчисляться он начинает с момента обнаружения ущерба (к примеру, с даты завершения инвентаризации).
2. Установление размера причиненного ущерба. Если сотрудник уже выплатил часть компенсации, то сумма выплат вычитывается из общей суммы ущерба.
3. Оформление иска. Заявление может быть как рукописным, так и печатным. В нем нужно указать название суда, адрес компании, суть претензий и их обоснование. Желательно также прописать информацию о попытке досудебного решения проблемы, если такая имела место.
4. Подача иска в суд. К иску нужно приложить подтверждающие документы.

Перед подачей иска нужно проверить целесообразность обращения в суд. Сделать это можно на основании судебной практики.

Порядок взыскания работодателем

Работодатель в рассматриваемой ситуации имеет право взыскать только такую сумму, которая предусмотрена законодательством. Сумму в полном размере он может оформить только тогда, когда это предусмотрено в 242 и 243 статьях Трудового кодекса.

В остальных случаях применяется правило о том, что взыскать можно только сумму, которая не превышает обычный средний заработок сотрудника. Выплата в обоих случаях происходит по 20% от текущей зарплаты сотрудника до тех пор, пока не выплатит полностью.

Если сотрудник уволится, не выплатив долга, для получения оставшейся части долга нужно будет подать судебный иск.