Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека
Главная → Бухгалтерские статьи
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июня 2012 г.
Содержание журнала № 13 за 2012 г.М.Г. Суховская, юрист
Нередко организация расположена там, «куда не ходят пароходы и не ездят поезда», либо режим работы у нее такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.
В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно. Задача же бухгалтера — учесть эту доставку таким образом, чтобы и фирме было выгодно, и проверяющие не придрались. Реально ли это?
Когда претензий не должно быть
Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условияп. 26 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49.
УСЛОВИЕ 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства
В частности, суды к ним относятПостановления ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008; ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09; ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, от 17.12.2007 № Ф09-10398/07-С3:
- <�или>удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;
- <�или>отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;
- <�или>непрерывный или многосменный график работы организации;
- <�или>круглосуточный или многочасовой режим работы торговых объектов (то есть рабочий день заканчивается поздно, когда транспорт уже не ходит).
Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:
- графиком работы компании, где указано время начала и окончания каждой смены;
- технологической картой, подтверждающей непрерывный процесс производства;
- справкой от местной администрации или местных автопредприятий о наличии маршрутов или их расписании в конкретном городе, районе, поселке.
Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспортепп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортомПостановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11).
УСЛОВИЕ 2. Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором
Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые судыПостановления 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008. Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.
Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так.
Налоги/взносы | Доставка производится собственным или арендованным транспортом | Фирма обращается к услугам сторонней компании |
Налог на прибыль | Затраты учитываются как:
| Затраты учитываются как прочие расходыподп. 4 п. 2 ст. 253, подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ |
Налог при УСНО («доходы минус расходы») | Затраты учитываются какп. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ:
| |
НДС | Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыльподп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ | Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ |
НДФЛ | Не начисляютсястатьи 41, 209 НК РФ; Письмо Минфина от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680; Постановление ФАС СЗО от 08.02.2011 № А56-12834/2010; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, поскольку:
| |
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС | ||
Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев |
Спорные вопросы возникают в части возникновения объекта налогообложения НДФЛ
Финансисты соглашаются только с тем, что не подлежит обложению НДФЛ оплата компанией стоимости доставки работников от пункта сбора (отраженного в положениях трудового договора с работником) до места выполнения работ (Письма Минфина РФ от 08.12.2011 г. №03-04-06/6-342, от 02.02.2010 г. №03-04-06/68).
Однако, по мнению контролирующих органов, оплата доставки работников от места их жительства до пункта сбора или до места выполнения работ и обратно, произведенная за счет средств работодателя, признается доходом, полученным работником в натуральной форме и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке на основании пп.1 п.2 ст.211 НК РФ (Письма Минфина РФ от 26.02.2013 г. №03-04-06/5379, от 30.06.2011 г. №03-03-06/1/384, УФНС по г. Москве от 29.05.2008 г. №21-11/[email protected]).
Но суды не разделают такой подход.
Доставка работников к месту работы
Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.
В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.
Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт. А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает. Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.
В других случаях такая мера не является «жизненной» необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.
Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).
Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно. В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.
Доставка работников может осуществляться собственным автотранспортным средством предприятия или же предприятие может воспользоваться услугами сторонней организации. И в том и в другом случае организация несет затраты.
В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.
Налоговый учет расходов на содержание и обслуживание вахтовых поселков
Расходы на содержание вахтового городка (поселка), включая все объекты жилищно-коммунального и социально-бытового назначения, подсобных хозяйств и иных аналогичных служб, относятся к прочим расходам, которые для целей налогообложения признаются в пределах нормативов на содержание аналогичных объектов и служб (пп.32 п.1 ст.264 НК РФ).
Если такие нормативы не утверждены, компания вправе применять порядок определения расходов на содержание этих объектов, действующий для аналогичных объектов, находящихся на данной территории и подведомственных указанным выше органам, либо в размере фактических затрат налогоплательщика (Письма Минфина РФ от 03.09.2012 г. №03-03-06/1/460, от 10.09.2010 г. №03-03-06/1/583, УФНС РФ по г. Москве от 13.07.2009 г. №16-15/071480.2 и №16-15/071475).
АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРИИ
Работодатель может арендовать жилье для своих работников. В этом случае арендная плата за пользование зданиями и сооружениями, предназначенными для обеспечения жизнедеятельности работников, привлекаемых к работам вахтовым методом, в период нахождения на объекте производства работ, учитывается в целях налогообложения прибыли на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма Минфина РФ от 30.09.2012 г. №03-03-06/1/460, от 02.09.2011 г. №03-04-06/0-197, от 30.06.2011 г. №03-03-06/1/384).
Важно!
Таким образом, в случае когда у компании нет вахтового поселка и она арендует места в общежитии, затраты на аренду тоже можно учесть в расходах по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии их соответствия положениям ст.252 НК РФ (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.11.2015 г. №А81-6877/2014).
В части налогообложения стоимости проживания работников НДФЛ и страховыми взносами никаких особенностей нет.
Оплата работодателем проживания сотрудников, привлекаемых к работе вахтовым методом, предусмотренная в ст.297 ТК РФ, аналогична возмещению расходов работников по найму жилого помещения, чья работа связана со служебными командировками и поездками, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина РФ от 19.07.2016 г. №03-04-06/42359, от 30.06.2014 г. №03-04-06/31365, от 11.03.2010 г. №03-04-06/6-29, УФНС РФ по г. Москве от 13.07.2009 г. №16-15/071475).
АБОНЕНТСКОЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
Стоимость проживания работников-вахтовиков не облагается страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ — с 1 января 2020 г., пп. «и» п.2 ч.1 ст.9 Закона №212-ФЗ — до 1 января 2020 г.), в т.ч. и страховыми взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (пп.2 п.1 ст.20.2 Закона №125-ФЗ).
Налог на прибыль
Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.
В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:
- в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
- в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.
В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.
В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов. Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле. Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.
К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме. Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси. Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.
Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси. Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия. В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.
Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).
А как быть предприятиям, расположенным «на выселках» не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?
Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом. Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?
На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.
Случаи, когда до места работы и обратно работники могут доехать только ведомственным (специальным) транспортом по причине отсутствия маршрутов общественного транспорта, Минфин России рассматривает как доставку, производимую в силу технологических особенностей производства (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).
Однако для включения этих затрат в расходы, по мнению финансового ведомства, должно выполняться еще одно условие: доставка должна быть предусмотрена коллективным и (или) трудовым договором. Если это условие не выполняется, то предприятие не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).
На наш взгляд, Минфин России не прав.
Налоговый кодекс РФ предусматривает два самостоятельных, независимых друг от друга основания для включения затрат на доставку в расходы: технологические особенности производства и отражение обязанности доставлять работников до места работы и обратно в трудовом и (или) коллективном договоре.
Для того чтобы учесть затраты в целях налогообложения прибыли, вполне достаточно одного основания. Так, оговорив условие о доставке работников до места работы и обратно в коллективном и (или) трудовом договоре, предприятие сможет учесть понесенные затраты в составе расходов на оплату труда, даже если технологические особенности производства отсутствуют.
В иной ситуации (технологические особенности есть, но в коллективном и (или) трудовом договоре соответствующее положение не закреплено) затраты на доставку могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Но поскольку финансовое ведомство придерживается иной точки зрения, то данная позиция приведет к спору с налоговыми органами, разрешать который предприятию придется в суде.
Отнесение затрат на доставку работников до места работы и обратно в соответствии со ст. 264 НК РФ может стать предметом спора с налоговиками еще и потому, что гл. 25 НК РФ не определяет понятие «технологические особенности производства».
Во избежание спора условие о доставке работников до места работы и обратно целесообразно отразить в коллективном и (или) трудовом договоре.
В этом случае предприятие со 100-процентной гарантией сможет учесть понесенные затраты при исчислении налога на прибыль.
Доставка на работу
Опубликовано25 мая 2020 в 09:57
Здравствуйте! Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по перевозке сотрудников до места работы и обратно лишь при работе вахтовым методом. В остальных случаях данный вопрос должен регулироваться только по соглашению сторон. Работодатель не обязан осуществлять доставку работников на работу и с работы, если это не закреплено ни в трудовом договоре, ни к в каком-либо другом локальном нормативном акте предприятия. Обязанности работодателя прописаны в ст.22 ТК РФ Работодатель обязан: соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров; предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором; обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда; обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности; выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами; вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном настоящим Кодексом; предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением; знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по устранению выявленных нарушений и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям; создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах; обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей; осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами; возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; исполнять иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе законодательством о специальной оценке условий труда, и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.
Единый социальный налог
Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями и предпринимателями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.
В налоговую базу по ЕСН включаются любые выплаты и вознаграждения независимо от формы, в которой осуществляются эти выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (п. 1 ст. 237 НК РФ). То есть теоретически выплаты в натуральной форме могут участвовать в формировании налоговой базы по ЕСН.
Сумму затрат на доставку работников к месту работы и обратно, которая не установлена коллективным и (или) трудовым договором, Минфин России предлагает не учитывать в целях налогообложения прибыли на основании п. 26 ст. 270 НК РФ и, соответственно, не облагать ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ) (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).
Если же сумма таких затрат была предусмотрена трудовым договором и учтена предприятием в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда, нужно ли начислять ЕСН на стоимость доставки работников?
Минфин России предлагает провести водораздел следующим образом.
В том случае, если предприятие организует доставку работников до места работы и обратно в связи с производственной необходимостью (например, по причине отсутствия маршрутов транспорта общего пользования в месте нахождения предприятия), то оплата такой доставки не может считаться выплатой, предназначенной для работника и произведенной в его интересах (см. Письмо Минфина России от 14.04.2006 N 03-05-02-04/46).
Если же доставка работников является доброй волей предприятия и оно уменьшило налогооблагаемую прибыль на сумму таких затрат, то на стоимость такой доставки необходимо начислить ЕСН (Письмо Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).
На наш взгляд, нужно прояснить еще один момент: являются ли эти выплаты персонифицированными?
Дело в том, что налоговая база по ЕСН определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ). Как правило, оплата услуг транспортной компании не зависит от количества перевозимых работников. Учет работников, которые пользуются служебным автобусом, не ведется. Следовательно, определить сумму выплат, произведенных за какой-либо период (например, за месяц) в пользу конкретного работника, невозможно.
Таким образом, налоговую базу по ЕСН посчитать невозможно. Но от спора с налоговиками организацию это вряд ли спасет, поскольку они настаивают на том, что нужно вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом.
У Высшего Арбитражного Суда РФ следующая позиция по данному вопросу.
Оплата транспортным организациям услуг по доставке работников к месту работы и обратно является расходами предприятия, связанными с организацией производственной деятельности.
Вход на сайт
RSS Печать
Рубрика: Бухгалтерский учет Ответов: 4
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »
seregagod |
подскажите, пожалуйста, я езжу на работу из населённого пункта, который находится недалеко от витебска. он за чертой города. есть ли по этому поводу какие-нибудь вычеты или, к примеру, возможность оплаты мне проезда, раз приходится ехать из одного населённого пункта в другой? заранее спасибо! |
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… |
Сергеевна [e-mail скрыт] Беларусь, Брест Написал 773 сообщения Написать личное сообщение Репутация: | #2[535484] 4 сентября 2012, 16:07 |
Идет отправка уведомления…
seregagod [e-mail скрыт] Написал 22 сообщения Написать личное сообщение Репутация: | #3[535538] 4 сентября 2012, 18:42 |
Идет отправка уведомления…
Ольга Николаевна [e-mail скрыт] Беларусь, Гродно Написал 13398 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 3085 | #4[535548] 4 сентября 2012, 20:13 |
Свиток
Если не может найти в пределах расположения организации другого подходящего сотрудника.
И даже персональный автомобиль с водителем за вами может присылать… Так что — все зависит только от вас!
Идет отправка уведомления…
Лиза [e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 57 сообщений Написать личное сообщение Репутация: | #5[550571] 29 октября 2012, 16:18 |
Идет отправка уведомления…
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.
Доставка сотрудников
Выплаты в пользу работников, признаваемые объектом обложения ЕСН, при этом не производятся (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 27.02.2006 N 10847/05).
Исключением из общего правила является ситуация, когда работники предприятия имеют возможность использовать документы, служащие основанием для проезда в городском пассажирском транспорте к месту работы и обратно, и для поездок по личным нуждам. В этом случае оплату услуг транспортных организаций по перевозке работников предприятия к месту работы и обратно необходимо рассматривать как выплату в пользу работников и облагать ее ЕСН (Постановление Президиума ВАС РФ от 29.11.2005 N 9532/05).
Возмещение транспортных расходов в силу закона
Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.
Налог на доходы физических лиц
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Ситуацию, когда работник не может доехать до работы никаким другим транспортом, кроме служебного (личный автомобиль в расчет не берется, он есть не у каждого), следует рассматривать как производственную необходимость. Экономической выгоды от пользования служебным транспортом в этом случае работник не получает. Следовательно, доход, облагаемый НДФЛ, у него не возникает (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).
Если же работник пользуется служебным автобусом в ситуации, когда у него есть альтернативный способ добраться на работу и с работы (например, до предприятия курсирует муниципальный автобус), то у него возникает доход в натуральной форме в виде стоимости услуг, оказанных в его интересах на безвозмездной основе (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).
При получении работником дохода в натуральной форме налоговая база исчисляется как стоимость этих услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному ст. 40 НК РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ). Предприятие, от которого работник получил этот доход, обязано исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Однако рассчитать сумму дохода применительно к каждому работнику в данном случае предприятие не может. С обезличенных выплат НДФЛ не уплачивается (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42).
На наш взгляд, этот подход применим и в настоящее время потому, что НДФЛ, так же как и подоходный налог, удерживается с доходов конкретного физического лица.
Однако Минфин России придерживается иной точки зрения по данному вопросу (см. Письмо от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).
Финансовое ведомство считает, что предприятие должно организовать и вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом. Это необходимо для определения суммы оплаты доставки, приходящейся на каждого работника. Именно эту сумму оно должно включить в налоговую базу по НДФЛ каждого работника.
И.Кирюшина
АКДИ «Экономика и жизнь»
Для большинства предприятий и организаций в крупных городах одной из основных задач является организация своевременной доставки персонала к месту работы. Особенно это актуально для Москвы, где в час пик на основных дорогах сплошные заторы, а в общественный транспорт не втиснуться.
Варианты доставок персонала
Выбирать способ перевозки персонала на работу следует исходя из количества сотрудников, доходов предприятия, возможности организовать стоянку для транспорта, а также от важности выполняемой сотрудником работы. Поэтому многими компаниями практикуются следующие типы доставок:
- Покупка служебного автобуса на баланс предприятия, что позволит самостоятельно организовать перевозку. Однако, в связи с этим возникнут затраты на оборудование бокса, техобслуживание, страховку и покупку расходных материалов. Также потребуется нанимать опытного водителя со стороны, либо искать среди работников. При большом количестве сотрудников желательно купить несколько автобусов, чтобы сократить время на сбор и перевозку;
- Предоставление персонального служебного транспорта для сотрудников. Этот вариант обычно используется для доставки руководящего состава, у которого возникает необходимость ездить в командировки, либо для ценных работников в качестве поощрения;
- Аренда автобуса.
НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки работников до места работы и обратно? Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств.
Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.
Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).
Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на перевозку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).
Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации? Организация не использует вахтовый метод.
Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет перевозка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства.
Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.
Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Ведь стоимость услуг по перевозке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, перевозка сотрудников к месту работы происходит в рамках трудовых отношений. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждается в письме Минтруда России от 13 мая 2014 г. № 17-4/ООГ-367 и письме ФСС России от 14 апреля 2020 г. № 02-09-11/06-5250. Судьи согласны с чиновниками (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.
Доставка сотрудника на рабочее место
Такой вариант недешев, зато доставкой занимаются профессионалы, а за качество доставки и техническое состояние транспортных средств ответственность несёт фирма-перевозчик. Для предприятия этот вариант наиболее выгодный;
Когда выгодна доставка служебным транспортом?
Перевозка транспортом за счёт предприятия выгодна в случае если:
- Территориальное расположение не позволяет добраться до места на общественном транспорте;
- Время работы персонала выходит за рамки работы городского транспорта;
- Много сотрудников проживают в одном районе и стоимость их проезда на работу сравнима или выше затрат на бензин;
- Нужно уменьшить количество опозданий, или наоборот – поощрить персонал.
Организационные вопросы доставки
При использовании такси или личного автомобиля потребуется только определить длину пути и расход топлива, в соответствии с чем производить оплату. Организовать служебную доставку автобусом можно следующим образом:
- Работникам, отвечающим за кадры, поручить выяснение места жительства каждого сотрудника. Затем персонал разделить на группы, исходя из минимального расстояния их проживания друг от друга, а затем в ходе опроса выяснить удобное место для их сбора;
- Согласовать с водителем маршрут автобуса;
- Составить чёткий график движения.
Заключение
Доставка персонала является ответственным мероприятием, поскольку необходимо учесть финансовые затраты, подобрать и использовать подходящее транспортное средство, принять во внимание пожелания работников, составить график и организовать весь процесс. При правильном учете всех этих факторов работа на предприятии может стать чётко спланированной, эффективной и производительной, поскольку все сотрудники будут вовремя приезжать на рабочее место, не теряя времени на поездки в городском транспорте и простаивание в пробках.
Расходы на проезд как часть оплаты труда и как необходимость
Прежде всего нужно отметить, что затраты на проезд сотрудников могут быть двух видов:
- Те, которые прописаны во внутренних актах организации и закреплены в трудовом договоре. При таком подходе затраты на проезд включаются в заработную плату и являются ее частью. К таким расходам относятся затраты на поездки в общественном транспорте, в виде материальной помощи строго ограниченному кругу сотрудников
- Доставка работников до места работы может быть организована силами самого работодателя. Приведем простой пример. Рабочий цех находится в труднодоступном месте за городом, общественный транспорт туда не ходит, а ближайшая остановка находится очень далеко от места работы. В связи с этим работодателем был приобретен автобус и осуществляется доставка рабочих к месту работы. Если у работодателя своего транспорта нет, то можно заключить договор с компанией, которая будет осуществлять такую перевозку
В том случае, когда компенсация за проезд включается в состав зарплаты, она является полноценной частью дохода и сумма должна облагаться зарплатными налогами.
Приказ доставка сотрудников к месту работы и обратно образец
Корпоративным клиентам наша Транспортная Компания Престиж может предложить особые условия сотрудничества, позволяющие оптимизировать транспортные расходы компании при этом сохранив имидж и мобильность.
Сегодняшняя ситуация на рынке труда заставляет работодателей заботиться о комфорте своих сотрудников. Это относится и к рабочему графику, и способу доставки их к рабочему месту. Не все предприятия имеют подходящие транспортные средства. Доставка сотрудников к месту работы и обратно с ТК «Престиж» поможет в решении этого вопроса.
Наша Транспортная компания Престиж работает на рынке перевозок уже более десяти лет. Благодаря высокому качеству сервисных услуг, предоставляемых нашей компанией, мы отлично зарекомендовали себя и закрепились на рынке.
Почему стоит выбрать ?
Наша компания располагает техническими возможностями для осуществления транспортных перевозок людей в городском режиме.
Выбор ТК «Престиж» в качестве вашего партнера обеспечит:
- Доставку сотрудников к рабочим местам без опоздания.
- Безопасность работников во время следования на работу и обратно.
- Вам не придется тратиться на расширение автопарка.
- Мы приступаем к своим обязанностям на следующий день после подписания контракта.
- Все транспортные средства относятся к серии комфорт.
- Круглосуточная диспетчерская служба постоянно контролируют процесс выполнения заказа системой Эра -Глонасс.
- Индивидуальный менеджер для вашей организации.
- Широкий выбор транспортных средств: легковые машины, микроавтобусы, автобусы.
- Возможность заключение договоров с отсрочкой платежей.
- Удобный для Вас вид оплаты, работаем как с НДС так и без НДС.
Доставка сотрудников – ответственное задание. Для его выполнения у нас есть большой автопарк. Транспортные средства принадлежат компании на праве собственности. Все транспортные средства проходят постоянное техобслуживание в специализированных СТО Водительский состав предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр.
К управлению транспортным средством допускаются водители с огромным оптом работ. За плечами у каждого из них огромный опыт по перевозке пассажиром и многие тысячи километров дорог. За вашей организацией закрепляется индивидуальный менеджер. В его обязанности входит качественный контроль за выполнением всех договорных обязательств. Возникающие в ходе работы споры решаются мгновенно.
Диспетчерская служба оптимизируют маршруты. За счет этого снижается стоимость услуг. Договором предусмотрены непредвиденные ситуации. При необходимости производится замена автомобиля. Для удобства ваших сотрудников на автобусы крепятся цветные таблички с логотипом компании. Доставка сотрудников от ТК «Престиж» осуществляется по отработанному алгоритму.
Потенциальный клиент отправляет ЗАЯВКУ на данную услугу к нам в офис. В ней необходимо указать:
- количество сотрудников
- периодичность и время поездок
- пункт назначения и пункт отправления
- контактную информацию
Наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время и предложит клиенту; несколько транспортных средств, определит наиболее удобный маршрут и оптимальную стоимость перевозки Ваших сотрудников. Круглосуточное сопровождение контракта и профессиональный подход к его выполнению гарантирует пунктуальность и безопасность ваших сотрудников. Мы гарантируем своевременную подачу транспорта и доставку на работу, и необходимые деловые встречи.
Предоставляются машины для перевозки пассажиров и багажа только технически исправные, оборудованные и экипированные в соответсвии с требованиями ГОСТа № 25479-91, действующим законодательством о безопасности дорожного движения, правилами перевозки пассажировов.
Корпоративным клиентам мы можем предложить любой вид оплаты!