Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника — два экспертных мнения

Отпуск по уходу за ребенком в графике отпусков 2020

Объясняется это следующим. В графике отпусков указываются отпуска сотрудников на следующий год. В этот документ включаются все сотрудники, которые на момент составления графика имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Работницы, которые уже находятся в отпуске по уходу за ребенком или уйдут в отпуск на следующий год, право на ежегодный отпуск не имеют. Поэтому и не следует включать их в график отпусков. Отпуск по беременности и родам – это аналогичная ситуация. Декретницы также не могут находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске во время отпуска по беременности.

Составление графика отпусков — типичные ошибки

В деятельности кадровых подразделений не редко при проверках трудовыми инспекциями выявляются ошибки по организации предоставления ежегодного отдыха трудящимся. К таким ошибкам относятся следующие:

• отсутствие графика вовсе – самая грубейшая ошибка, свидетельствующая о полной дезорганизации кадровой службы в учреждении;
• составление документа с нарушением сроков, например, составлен 30 декабря;
• отсутствие подписей работников в ознакомлении с документом;
• отсутствие подписи начальника отдела кадров;
• отсутствие подписи руководителя;
• не учтено мнение профсоюза;
• предоставление одним и тем же сотрудникам времени отдыха летом, а кому-то – зимой;
• не указание предоставления дополнительного времени отдыха работнику, который имеет на него право, например, за стаж;
• не равномерное распределение времени отдыха. Например, 20 работникам запланировано предоставить в августе, 1 – в январе, что негативно отражается на производительности труда.

Чтобы не допускать ошибок и должным образом оформить документ, нужно тщательно соблюдать процедуру его составления с учетом требований норм трудового права.

Как поставить в графике отпусков декретный отпуск

Для работников начало отпуска — это желанная дата, которую ждут, до которой считают дни и недели, к которой тщательно готовятся. Для работодателя — это период повышенной ответственности, как материальной (всех надо обеспечить отпускными), так и организационной (все хотят в отпуск, но кто-то же должен работать). Очередность отпусков определяется не позднее, чем за две недели до начала года — графиком отпусков.

Рекомендуем прочесть: Госпошлина при вступлении в наследство на квартиру

Продолжительность декретного отпуска преподавателя

Декрет преподавателя исчисляется так: 70 дней до родов + 70 дней после родов. Если родилось два и больше малышей — 94 дня. Если роды имели сложный характер, наступили преждевременно, то мать вправе взять 156 дней отдыха. Перед родами положен отпуск — 84 дня, 110 дней в послеродовой период.
Закон разрешает оформить дни отдыха для ухода за ребенком, финансовая поддержка будет зависеть от возраста ребенка (полтора или три года).

Отпуск, срок которого 140 (194) дней, вправе взять только мама ребенка. По окончании отпуска, учитель может приступить к трудовой деятельности. Последующий отпуск для ухода за ребенком разрешено взять как любому родителю, так и другим близким, кто будет заниматься малышом.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?

Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.

Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.

Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?

Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.

Исключение – срок действия договора истекает в декабре.

Работник запрашивает копию ГО, что делать?

Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.

Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.

15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО

• неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
• иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
• при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
• не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
• делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
• назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
• отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
• отпуск предоставляется по заявлению, но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.

График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.

Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   Москва и Область
3. Санкт-Петербург и область
4. Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Отпуск

Последние изменения

После того, как появились новости о том, что график отпусков надо составлять по новым правилам и по образцу на 2020 год, люди начали переживать. На самом деле указанные изменения появились еще в конце 2020 года.

Новшества подразумевают создание перечня граждан, в адрес которых действуют льготные условия. Работники, имеющие на них право, в числе которых многодетные с детьми до двенадцати лет, могут получить отпуск в любое желаемое время.

https://youtu.be/PjQODS6Xmro

Иных поправок в законодательстве, связанных с предоставлением работникам отпуска, не принималось. Сейчас на рассмотрении находится законопроект, предусматривающий введение электронного документооборота для использования как работодателем, так и сотрудником, с помощью которого можно будет также подавать заявление на отпуск. Но это пока только проект, находится на стадии обсуждения.

Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех, и у других, как правило, возникает немало вопросов о порядке составления этого документа. В статье приводятся ответы на самые популярные из них.

Нужно ли учитывать мнение работников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности: — сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери; — сотрудников в возрасте до 18 лет; — участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам.

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом.

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала.

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись.

— попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»; — приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником.

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году. Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе. Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков.

Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Опасные заблуждения о графике отпусков на 2020 год

Хозяйства имеют право, но не обязаны учитывать мнение работников при составлении графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам отпуск нужно предоставить в удобное для них время (ниже). Сверьтесь с таблицей, есть ли у вас такие работники. Предложите им выбрать даты в первую очередь и внесите их в график. После этого право выбора предоставьте остальным.

Перед тем как составить график отпусков, посмотрите, когда у каждого сотрудника начинается новый рабочий год. Обычно он не совпадает с календарным. Отсчет надо начинать с той даты, когда работник устроился в компанию. Например, сотрудник приступил к работе 1 декабря 2020 года. Значит, первый отпуск (28 дней) ему положен за период с декабря 2020 года по ноябрь 2020 года включительно. Второй – с 1 декабря 2020 года по 30 ноября 2020 года и так далее.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Трудовой Кодекс РФ

Помните, что он:

• составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
• согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2020 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
• 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
• 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2020 г. надо было подписывать до 16 декабря 2020 г., а за 2020 год — до 15 декабря 2020 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

• после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
• не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
• делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

Для этой цели может составляться:

• опросный лист;
• анкета;
• докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Зачем составляется положение об отпусках на предприятии? Подробную информацию о документе вы найдете в нашей статье. Можно ли взять отпуск авансом за текущий год? Узнайте тут.