Пошаговая процедура оформление приема на работу сотрудника – какие документы оформляются?

Нормативное регулирование трудоустройства

Основы процедуры трудоустройства регулируются следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации. Его 10 и 11 главы подробно описывают процесс заключения трудового договора, оформление новых сотрудников, а также перечисляются необходимые документы при оформлении на работу;
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В данном акте утверждается форма трудовой книжки — основного документа персонального учета работника;
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Здесь даны инструкции по заполнению сведений о работе и работнике: увольнениях, перемещениях внутри предприятия, награждениях.

Важно! При оформлении сотрудника кадровикам следует неукоснительно соблюдать требования законодательства. Нарушение нормативных документов может привести к дисциплинарной ответственности.

Трудоустройство несовершеннолетних и студентов

На работу можно нанимать несовершеннолетних старше 16 лет. Подросткам с 14 лет требуется письменное согласие родителей или опекуна на работу. Детей младше 14 лет можно устраивать на работу только в особых случаях, прописанных в статье 63 ТК РФ. К ним относятся:

• съемка в кино, рекламе;
• цирковые выступления;
• концерты.

Для такого трудоустройства требуется письменное согласие не только родителей, но и органов опеки. Последние устанавливают график и максимально возможное количество рабочего времени.

Рекомендуем почитать:

Особенности приема на работу несовершеннолетних

Все несовершеннолетние при устройстве на работу проходят медицинский осмотр. Это не зависит от характера труда.

Для тех, кому менее 18 лет, предусмотрены льготные условия работы:

1. Сокращенный рабочий день — максимум 4 часа в сутки в 14-15 лет, 5 — в 16, 7 — в 17-18.
2. Только пятидневная рабочая неделя.
3. Оплачиваемый отпуск длительностью 31 день. Его можно использовать до истечения нормативного периода в 6 месяцев с момента принятия.

Для несовершеннолетних запрещены:

• должности с полной материальной ответственностью;
• профессии с тяжелыми психическими нагрузками и стрессовыми ситуациями;
• вахтовые работы;
• командировки;
• работа в ночное время, выходные, праздники;
• сверхурочные;
• работа по совместительству;
• замена обязательного отпуска денежной компенсацией;
• установка испытательного срока.

Рабочий график несовершеннолетних или студентов не должен мешать их образованию. Поэтому нередко они устраиваются на работу на полставки в вечернюю смену или занимают сезонные должности во время летних каникул.

Порядок приема на работу

Если вы хотите облегчить процесс трудоустройства кандидатов и не допустить при этом ошибок, стоит соблюдать поэтапный алгоритм приема на работу. Общая схема выглядит так:

1. Сбор и проверка подлинности необходимых документов кандидата. В зависимости от специфики вакансий, список может незначительно отличаться, но зачастую от соискателя требуется подтвердить наличие необходимого образования, опыта работы, наличия необходимых умений, либо прохождения курсов.
2. Ознакомление будущего работника с локальными документами компании. На этом этапе кандидат изучает должностные инструкции, которые могут включать в себя рекомендации и обязанности, а также правила распорядка рабочего дня, коллективный договор, требования по форме одежды или коммерческой тайне. Свое ознакомление необходимо подтвердить подписью.
3. Составление и подписание трудового договора. Этот этап является основным как для работника, так и для работодателя. Зачастую документ имеет стандартную для всех служащих предприятия форму и по факту является договором присоединения, однако, в случае важности и особой ценности кандидата, ему может быть предложен индивидуальный вариант. В обязательном порядке должны быть указаны обязанности, размер зарплаты, режим труда.
4. Согласование и издание приказа о приеме на работу. В нем должны присутствовать основные условия трудового договора, например, размер оклада, должность нового члена коллектива и место его работы, информация об испытательном сроке.
5. Создание личной карты сотрудника. Данные на соискателя передаются из отдела кадров в бухгалтерию, где открывается лицевой счет, а также вносятся данные в бланк учета служебного времени. Помимо этого, может быть создано личное дело.
6. Внесение записи об устройстве в трудовую книжку. После всех вышеперечисленных действий, в документе персонального учета работника оформляется запись о новой ступени в карьере. Осуществляется это в соответствии с Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 отделом кадров или бухгалтерией.

Внимание стоит обратить на детали — изменения в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся ручкой синего оттенка, а информация не должна содержать сокращений и аббревиатур.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Статья 65 Трудового кодекса РФ

Документы для оформления

Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:

• паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
• свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
• трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
• если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
• документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
• документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

К содержанию

Ознакомление с нормативными актами предприятия

Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.

Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

К содержанию

Договор о приеме на работу

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии.

И гражданско-правовой, и трудовой договор – основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.

Трудовой договор содержит такие разделы:

• реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;
• общие положения – дата начала договора и дата, с которой работник выходит на работу, отметка об испытательном сроке и так далее;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• оплата труда и социальные гарантии;
• распорядок рабочего времени и времени отдыха;
• условия страхования;
• ответственность работника и работодателя;
• условия изменения и прекращения действия трудового договора;
• заключительные положения – порядок разрешения споров и так далее.

Необходимо помнить, что трудовой договор – это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.

К содержанию

Приказ о приеме на работу

После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) установленного образца.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора.

К содержанию

Оформление личной карточки и прочих кадровых документов

Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.

Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник.

Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.

К содержанию

Какие документы необходимы при устройстве

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации дает четкий список бумаг, необходимых для оформления на работу. Это:

• паспорт (закон разрешает предоставить иной документ, удостоверяющий личность);
• трудовая книжка (если работник ранее уже был трудоустроен, в противном случае — заводится непосредственно при приеме);
• документы воинского учета (военный билет) для мужчин и военнообязанных женщин;
• документы, подтверждающие получение образования и квалификацию (диплом о высшем образовании, аттестаты, справки об их действительности);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (если его нет — оформляется работодателем).

Помимо вышеуказанных основных документов, в ряде случаев работодатель может потребовать следующие бумаги:

• справка об отсутствии (наличии) судимости (в случае когда к работе не допускаются лица, в отношении которых велось уголовное преследование);
• справку о наличии (либо отсутствии) санкций за употребление наркотических веществ (если вакансия не предполагает допуск лиц с подобным наказанием до истечения его срока);
• медицинские справки (в случае когда деятельность подразумевает работу в сфере общепита либо происходит устройство несовершеннолетнего);
• отдельные случаи (водительское удостоверение для водителя, рекомендательные письма).

Работодатель не может требовать от потенциального сотрудника бумаг, предоставление которых не оговорено законодательством Российской Федерации.

Внимание! В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152, кадровику следует оформить с кандидатом разрешение на обработку персональных данных. За нарушение режима хранения и использования этой информации предусмотрена гражданская, административная и уголовная меры ответственности.

Решение о трудоустройстве

Отбор подходящего работника — задача кадровика. Именно отдел кадров с целью выбора наилучшего кандидата рассылает объявления, просматривает анкеты, устраивает собеседования. Учитывается и мнение начальника отдела, где имеется вакантная должность.
Однако окончательное решение лежит непосредственно на руководителе предприятия. С его позволения начинается процесс трудоустройства, работник приступает к своим обязанностям.

Важно! Если соискатель был допущен к работе лицом, которое не имело право давать допуск, а работодатель в последующем отказывается признавать данные отношения трудовыми и уклоняется от заключения договора, работник все равно имеет право на оплату отработанного времени и выполненной работы.

Частные случаи при оформлении

Устройство нового сотрудника на работу может иметь ряд нюансов, даже если это совершенно стандартное место труда. Так, отдельные категории граждан могут воспользоваться своим правом на льготы, предоставив в отдел кадров документы, подтверждающие свое особое положение. Это может быть инвалидность, наличие ребенка или иждивенца, беременность или обучение.

Внимание! Соискателю необходимо самостоятельно позаботиться об обеспечении своих прав. Если документы не будут предоставлены, сотрудник считается нанятым на обычных условиях, а работодатель не несет никакой ответственности за нарушение норм содержания отдельных категорий рабочих.

Рассмотрим частные случаи трудоустройства и отдельные виды персонала.

Дистанционные служащие

Если сотрудник оформляется дистанционно, его бумаги подготавливаются в электронной форме и заверяются с помощью электронной подписи. Нотариально заверенные копии документов соискателя отправляются почтой.
Законом установлен добровольный порядок внесения записи о дистанционном месте работы в трудовую книжку, так что ее отправка зависит от желания будущего сотрудника.

Медицинский персонал

Будущий медработник обязан предоставить диплом об образовании и имеющиеся сертификаты, а если он является специалистом отдельной области — соответствующую лицензию.

Внимание следует уделить и оформлению персонала — место работы и должность должны быть указана с учетом всех требований, установленных государством. В ином случае служащему будет сложно доказать право на получение дополнительных социальных льгот. Также особенностью устройства врачей и медсестер является необходимость обязательного прохождения регулярных обследований здоровья.

Устройство к индивидуальному предпринимателю

В этом случае нюансы возникают не со стороны соискателя, а со стороны работодателя. Перед тем как начать оформлять персонал, предпринимателю необходимо пройти обязательную регистрацию в качестве работодателя в Пенсионном фонде России и Фонде социального страхования. По результатам этих процедур, ИП получает реквизиты, на которые в дальнейшем будут перечисляться взносы за коллектив.

Прием на материально ответственные должности

Отбор на материально ответственную должность в предприятиях проводится гораздо тщательнее. Если соискатель хочет устроиться на место руководителя склада или аптеки, лаборанта или кассира, ему предстоит заключить с работодателем отдельный договор материальной ответственности и, в случае возникновения по его вине убытков, возместить их компании.
Условий к этому есть несколько:

• лицо должно быть совершеннолетним;
• вред произошел по вине ответственного лица;
• обязанности непосредственно связывают работу с определенными ценностями, а сама должность входит в список Постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85.

Скачать для просмотра и печати:
Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152

Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85

Способы оформления сотрудника

В соответствии с Трудовым кодексом РФ наем работника на должность можно проводить несколькими способами. Самый распространенный из них — оформление трудового договора. Постепенно развивается рынок аутосорсинга и аутостаффинга. В некоторых регионах популярно неофициальное трудоустройство.

Работодатель обязан регистрировать своих сотрудников.

Трудовой договор

Это документ, в котором прописаны права и обязанности работника и работодателя. Он должен содержать следующую информацию:

• место работы (предприятие, структурное подразделение, филиал);
• трудовую функцию с указанием обязанностей и квалификации сотрудника;
• дату начала и окончания (в случае срочного договора) работы;
• условия оплаты, в том числе размер надбавок, премий, поощрений;
• распорядок, режим рабочего времени и перерывов;
• наличие компенсаций за сверхурочную, тяжелую или вредную работу;
• условия социального страхования;
• другие условия, предусмотренные законодательством, — например, обязанность не разглашать коммерческой тайны.

По договору работник обязан выполнять четко сформулированные обязанности в соответствии с внутренним графиком предприятия, а работодатель — предоставлять надлежащие условия труда, социальные гарантии и льготы, а также выплачивать заработную плату.

Договор бывает бессрочным и срочным. Последний заключается на сезонные работы и в случаях, когда требуется сотрудник на временную должность. Максимальный срок срочного договора — 5 лет. Если дата окончания не указана, соглашение считается бессрочным.

Договор может быть признан недействительным, если он ставит рабочего в невыгодное положение и противоречит ТК РФ.

https://youtu.be/—551vDGkmA

Гражданско-трудовой договор

Договор гражданско-правового характера (ДГПХ) заключается на выполнение разовой работы или оказание услуги. В трудовые отношения стороны при этом не вступают. ДГПХ заключают, например когда работодателю нужен логотип или дизайн сайта. Его отличия от стандартного договора:

• работа выполняется один раз в заранее заданные сроки;
• работодатель не может контролировать действия работника, его график и т. д. — только оценивать промежуточные результаты;
• работодатель не должен обеспечивать сотрудника рабочим местом, материалами и т. д;
• сроки оплаты, размер аванса и полная цена услуги устанавливается по соглашению сторон и не регулируется ТК РФ;
• работнику не предоставляется трудовых гарантий и льгот;
• работодатель не платит взнос в ФСС (за исключением случаев, когда есть опасность производственной травмы);
• для трудоустройства не нужно документов, кроме самого договора, запись в трудовой книжке не делается;
• работник может привлекать третьих лиц к исполнению заказа.

Гражданско-правовой договор часто оказывается выгоднее и работодателю, и работнику. Но он подходит только для специфических ситуаций, когда сторонам не обязательно вступать в трудовые отношения. ДГПХ может быть переквалифицирован в трудовой договор решением суда по иску от самого сотрудника или налоговых органов.

Гражданско-правовой договор.

Удаленная работа

Люди, заключившие договор на удаленную работу, выполняют свои обязанности на дому с помощью своих или выданных работодателем инструментов и средств. При этом они считаются штатными сотрудниками предприятия: за них нужно уплачивать налог, пересылать отчеты в Пенсионный фонд и т. д. Они имеют те же права и обязанности: могут уходить в отпуск, брать больничный, получать социальные льготы и гарантии при увольнении.

Оформление удаленного работника на должность происходит по стандартной схеме. В договоре дополнительно указывается место, где он будет вести деятельность (преимущественно это домашний адрес).

Поскольку на удаленных сотрудников распространяется закон о безопасности условий труда, перед трудоустройством иногда может быть нужен комиссионный осмотр дома или квартиры.

Аутсорсинг аутстаффинг или заемный труд

Аутсорсинг — это передача обязанностей сотрудников другой фирме. Часто вторая компания выполняет вспомогательные задачи, такие как техническое обслуживание, ведение счетов, программирование.

Различают следующие виды аутсорсинга:

1. Производственный аутсорсинг. На внешнюю организацию перекладывается часть производства. Пример такого аутсорсинга — реклама, когда наемная компания производит плакаты, вывески и т. д.
2. Аутсорсинг бизнес-процессов. Сторонняя компания выполняет функции управления — например, ведение бухгалтерии, планирование, анализ рынка.
3. IT-аутсорсинг. Нанятая фирма занимается информационными технологиями: разрабатывает программное обеспечение, настраивает компьютеры, проводит техническое обслуживание.

Нанимая стороннюю фирму для выполнения непрофильных узкоспециализированных задач, компания избавляется от необходимости искать отдельных сотрудников. Это выгодно, когда нужно сэкономить время и получить быстрый результат.

Преимущества аутсорсинга:

1. Экономия средств. Компании не нужно расширять штат и инфраструктуру для найма отдельных сотрудников, что снижает затраты. Кроме того, аутсорсинг помогает оптимизировать налоговые издержки.
2. Возможность сконцентрироваться на основной задаче. Поручая работу над рекламой, техническим обслуживанием, ведением счетов и другими непрофильными задачами компании-аутсорсеру, фирма вкладывает больше ресурсов в основное производство.
3. Улучшение качества работы. Привлекая аутсорсера, фирма поручает работу уже сложившейся группе специалистов. Это избавляет от неудобств и затрат, связанных с испытательными сроками, оптимизацией трудовых процессов и т. д.

Минусом аутсорсинга становится частичная потеря контроля над бизнес-процессами. Кроме того, законодательная база для этого вида трудовых взаимоотношений в России пока слаборазвита, поэтому есть риск мошенничества и некачественного выполнения работы.

Аутстаффинг — это перевод работника в штат компании аутстаффера. При этом он сохраняет старые права и обязанности, но работает на нового нанимателя. Это помогает сократить трудовые налоги на содержание рабочего и избавиться от неудобств, связанных с ведением учета, начислением зарплаты и т. д.

https://youtu.be/pImpexwOQmE

Неофициальное трудоустройство

Неофициальное трудоустройство не предполагает законодательных гарантий от работодателя и работника. Нередко такую форму найма выбирают начинающие ИП и владельцы малого бизнеса, которые не могут позволить себе уплатить налоги и нанимать отдельного человека для составления отчетов.

Из работников неофициальное трудоустройство предпочитают те, у кого проблемы с официальным: пенсионеры, инвалиды, люди с судимостью, женщины в декретном отпуске. Отсутствие официального дохода помогает сэкономить на уплате алиментов, налогов и других взносов.

Неофициальное трудоустройство влечет за собой риски. Работодатель может отказаться выплачивать зарплату, отнять право на отпуск или больничный, наложить на сотрудника неоговоренные штрафы и вычеты, уволить его в любое время. Поскольку официально трудовых отношений нет, защитить себя в случае конфликтов будет сложно.

Законодательную ответственность за рабочих без официального оформления несет работодатель. Его могут оштрафовать на сумму до 300 тыс. руб., заставить возместить неуплаченные налоги или отправить в тюрьму на срок до 2 лет. В качестве наказания возможна приостановка деятельности бизнеса или ИП на неопределенный срок.