Образец журнала измерений температуры сотрудникам при коронавирусе

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Письмо о переходе на электронный документооборот

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Уведомление об изменении объекта налогообложения (форма № 26.2-6)

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты. При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера.

Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец. В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей. Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени хоть несколько лет.

В дальнейшем допускается вносить в нее изменения. Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела. Порядок взаимодействия со страхователями при обмене документами в системе электронного документооборота государственного учреждения — Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Саратовской области СЭД ПФР.

При обмене документами в системе электронного документооборота СЭД государственного учреждения — Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Саратовской области, в соответствии с требованиями Распоряжения Правления ПФР от 11 октября г. Электронные документы, передаваемые по телекоммуникационным каналам связи, перед отправкой подписываются электронной подписью далее — ЭП страхователя плательщика страховых взносов далее — страхователя и зашифровываются с помощью соответствующего программного обеспечения.

Документы отправляются в районное Управление ПФР. Фактом подтверждения доставки электронного документа является квитанция уведомление о доставке электронного документа. Все документы с ЭП уполномоченных лиц районного Управления ПФР и страхователя, а также письма — квитанции уведомления сохраняются в архиве электронных документов. Действия УПФР. Уполномоченные сотрудники районного Управления ПФР осуществляют прием передачу электронных документов в течение рабочего дня.

Сотрудники районного Управления ПФР в случае, если поступившая информация подписана ЭП страхователя, ЭП не искажена, проверяют полноту и корректность переданной страхователем информации, формируют и направляют в адрес страхователя протокол проверки сведений, подписанный ЭП. При необходимости районное Управление ПФР и страхователь могут обмениваться запросами и ответами в электронном виде, сформированными в произвольной форме неформализованный документооборот. Обмен осуществляется с ЭП уполномоченных лиц.

Фактом доставки электронного документа является квитанция уведомление о доставке электронного документа. Все документы с ЭП уполномоченных лиц районного Управления ПФР и страхователя, а также письма-квитанции уведомления сохраняются в архиве электронных документов. Районное Управление ПФР УПФР подготавливает и представляет в подразделение персонифицированного учета Отделения ПФР заявку на формирование файлов с индивидуальными сведениями на страхователей, подключенных к ЭДО, за отчетные периоды, представленные ранее на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом от Отделение ПФР осуществляет выгрузку индивидуальных сведений в электронной форме, и осуществляет передачу по каналам связи в адрес УПФР — инициатора запроса.

УПФР, полученные данные, заверяет электронной подписью уполномоченного лица УПФР и передает страхователю в электронной форме по каналам связи. Данные, заверенные ЭП уполномоченных лиц, по содержанию информации должны быть идентичны данным, представленным ранее страхователем в составе документов на бумажном носителе и отражены в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. В связи с этим в ходе проведения работ по заверению ЭП не допускается редактирование изменение или искажение страхователем информации, представленной УПФР.

Страхователь проверяет соответствие представленных УПФР сведений в электронной форме данным, ранее представленным страхователем в УПФР в виде документов на бумажных носителях. УПФР при получении документов персонифицированного учета, представленных страхователем, в обязательном порядке осуществляет проверку наличия и подлинности ЭП страхователя и ЭП уполномоченного лица УПФР. В Отделении ПФР сведения после проверки на наличие и подлинность всех электронных подписей ЭП уполномоченного лица УПФР и ЭП страхователя принимаются и переводятся на хранение в электронный архив документов индивидуального персонифицированного учета в соответствии с применяемой в Отделении ПФР технологией.

Электронное информационное взаимодействие между территориальными органами ПФР и страхователями по представлению документов для назначения пенсий. В целях обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих право на трудовую пенсию, а также своевременного и правильного назначения пенсий территориальные органы Пенсионного фонда РФ по Саратовской области проводят заблаговременную работу в отношении указанной категории застрахованных лиц.

Одним из основных направлений проведения заблаговременной работы является формирование сведений о пенсионных правах застрахованных лиц в полном объеме. Учитывая высокую социальную значимость данной работы, Пенсионный фонд Российской Федерации расширяет практику информационного обмена со страхователями для своевременного назначения пенсий. В данном случае речь идет о совместной работе работодателей и территориальных органов ПФР в данном направлении, что предполагает представление кадровыми службами предприятий документов на своих сотрудников, уходящих на пенсию, заранее в электронном виде.

Передача документов будет осуществляться по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с требования к защите персональных данных. Сведения будут передаваться по согласию работника на обработку его персональных данных. Специалисты территориальных органов ПФР окажут содействие гражданам в направлении запросов в архивные учреждения и другие организации. Отделение Пенсионного фонда приглашает страхователей области к активному взаимодействию по данному направлению работы.

Разъяснения по вопросу подключения к электронному документообороту можно получить в районном Управлении ПФР, в котором страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, а также в Отделении ПФР по Саратовской области по телефонам:. Владельцы компаний рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов, и в этом существенно помогает переход на электронный документооборот далее — ЭДО. В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах.

Участниками ЭДО являются юридические и физические лица налогоплательщики , налоговые органы, операторы ЭДО специальные операторы связи. В процессе ЭДО участники информационного взаимодействия обмениваются различными документами в электронном виде. К документам, которые используются в ЭДО относятся накладные, счета-фактуры и другие документы, входящие в состав финансовой и налоговой отчетности, предоставляемой в электронном виде.

Дополнением к отчетности может служить информационное сообщение о доверенности, которое представляет собой электронный документ далее — ЭД , формируемый уполномоченным представителем плательщика для налогового органа и содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной уполномоченному представителю. Представитель компании, имеющий право подписи и принимающий участие в ЭДО, должен иметь соответствующую доверенность, подтверждающую это право. Вместе с отчетностью вышеназванный представитель компании отправляет сообщения о доверенности электронную копию доверенности.

Такая доверенность предоставляется в налоговые органы до представления налоговой декларации. Так как ЭД содержат конфиденциальную информацию о налогоплательщике, они особым образом шифруются. Исключение составляют подтверждения даты отправки, извещения о получении и сообщения об ошибке — обмен ими происходит в открытом виде. Бывают ситуации, когда получатель не может самостоятельно расшифровать ЭД.

В этом случае ему необходимо сформировать открытое сообщение отправителю с описанием выявленной ошибки. На практике бывают случаи, когда налоговая инспекция не может расшифровать полученную от налогоплательщика отчетность. Налогоплательщику приходится предоставлять необходимые документы в обычном бумажном виде. Для компании это создает значительные проблемы, т. Если просто распечатать электронный документ, заверенный усиленной квалифицированной электронной подписью далее — УКЭП , то на нем не будет никаких отметок о том, что он ранее был подписан УКЭП.

Поэтому все документы придется подписывать заново и проставлять печать компании на каждом из них. А если отчетность не сдана в налоговый орган вовремя, то налогоплательщику грозят внушительные штрафные санкции. Чтобы не оказаться в подобной ситуации, представителю компании следует заранее проверить, насколько ПО выбранного оператора ЭДО соответствует параметрам ПО налогового органа, проконсультировавшись у специалистов. ЭД могут быть выставлены и получены через одного или нескольких операторов ЭДО при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи ЭД.

В заявлении указываются следующие учетные данные:. Затем нужно подписать с оператором ЭДО договор или соглашение и получить у него идентификатор участника ЭДО и реквизиты доступа для подключения к системе. Программное обеспечение ПО компания может приобрести у операторов ЭДО, к компетенциям которых относятся распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая СКЗИ, реализующие ЭД в соответствии с требованиями нормативных актов.

ПО может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы. Компания может приобрести ПО с переходом к нему исключительного права или только права на его использование неисключительное право. Если ПО приобретено с переходом к компании исключительных прав, то его следует отражать в бухучете как нематериальный актив. Если исключительное право на программное обеспечение к компании не переходит, то объекта нематериального актива не возникает.

При этом стоимость программного обеспечения учитывается в расходах компании. За получением УКЭП компании следует обратиться к организации, которая является удостоверяющим центром и входит в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России. Центр создает и выдает заявителям сертификаты ключей УКЭП, устанавливает сроки их действия, аннулирует их и ведет соответствующие реестры. Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций расчетов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 2 ноября г.

Сроки хранения устанавливаются нормативными правовыми актами и приказами ФНС России. Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища ЭД, а также их выгрузку на внешние носители с заданными параметрами. Копия доверенности, представленная налоговому органу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи далее — ТКС представителем налогоплательщика, сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности п.

ЭД, перечисленные в п. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище ЭД не менее шести месяцев по завершению процедуры документооборота. Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища. Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов п.

В налоговом законодательстве предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов пп. Согласно п. В соответствии с п. При этом п. О том, как выстраивается процесс обмена электронными документами с налоговыми органами и бизнес-партнерами, какие действия нужно предпринять в случае возникновения нештатной ситуации, какие плюсы и минусы следует учитывать при переходе на ЭДО, читайте далее.

Электронный обмен счетами-фактурами заработал в полную силу. С 23 мая года начал официально действовать приказ ФНС России от 5 марта г. То есть теперь виртуальный счет-фактура является полноценным документом наравне с его бумажным вариантом. Это значит, что на основании такого интернет-счета можно смело ставить НДС к вычету. А дублировать документ на бумаге не придется. Если вам приходится часто обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, не исключено, что вы вместе с руководством решите на практике воспользоваться возможностью передавать такие документы по Интернету.

Ведь так вы сэкономите время. Договоритесь со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами в электронном виде. Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде компании могут по взаимному согласию.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

• наименование документа;
• дату и место составления;
• полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);
• основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);
• предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;
• подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;
• подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Электронный документооборот

Замена традиционной системы бумажного документооборота на электронную — это длительный и довольно трудоемкий процесс, включающий массу подготовительных работ, направленных на внедрение средств автоматизации. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии в организации, учреждении. Внедрению системы безбумажного документооборота предшествует:. Поэтому при его составлении и организации исполнения руководитель должен положиться на команду специалистов, обладающих достаточными знаниями и умениями в названных областях.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Книга учета движения трудовых книжек

Главная / Трудовая книжка

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится о;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Заявление на выдачу трудовой книжки
• Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
• Как проверить трудовую книжку на подлинность
• Записи в трудовую об увольнении по инициативе работника
• Заявление на пересылку трудовой книжки почтой
• Запись о награждении в трудовой книжке: образец
• Запись о переводе в трудовой книжке: образец
• Заявление на вкладыш в трудовую книжку

Оставить комментарий Отменить ответ

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Кто готовит форму уведомления?

В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.

Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:

• Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
• Единый документ для всего штата с подписью об ознакомлении каждого работника;

Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.

Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Образец информационного письма

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Одна из таких ситуаций: необходимость сотруднику осуществлять значительное число рутинных операций с документами. Современное общество стремится как можно в большем числе отраслей перейти на автоматизированные процессы, чтобы минимизировать вероятность ошибки зависящей от человеческого фактора.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как настроить Внутренний электронный документооборот в компании

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, , внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

• «Форма соглашения о неустойке — образец»;
• «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Источники:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
• Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
2. Приказ Минфина от 10 ноября 2020 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
3. Налоговый кодекс РФ.