Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:

• искать, отбирать, нанимать и увольнять персонал;
• вести контроль и учет сотрудников;
• формировать штатные расписания;
• вести трудовые книжки и учитывать стаж;
• анализировать кадровую текучку, решать, как ее снизить;
• выдавать справки о работе сотрудникам;
• формировать график предоставления отпусков;
• разрабатывать планы повышения квалификации сотрудников.

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.

Подбор персонала в отделе кадров

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».

Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).

В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.

Кадровое делопроизводство в организации

Вопросы организации кадрового делопроизводства в любой организации, являются основными при проверке организации надзорными органами.
Кадровое делопроизводство означает такую систему управления кадрами, при которой достигается слаженная работа с основными документами. Все документы связаны с работниками: их перемещением в компании, временем работы и заработной платой.

Кадры представляют особенную ценность для организации. Во многом именно от состава работников и зависит успех компании. Очень важно, чтобы работодатель уделял должное внимание документации, иначе штрафы быстро сведут на нет успех, полученный трудом всей команды. Чтобы быть уверенным в наличии всех необходимых бумаг, посмотрите перечень основных кадровых документов, который указан в низу этой страницы.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

• на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
• где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
• где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Кем осуществляется кадровое делопроизводство

Для этой деятельности необходимо много навыков. Умение выбирать наиболее подходящих кандидатов на должность, осведомлённость в юридических вопросах, грамотность для корректного заполнения документов, ведение бухгалтерии. Чаще всего список навыков этим не ограничивается. К сожалению, даже наличие всех этих умений не является гарантией того, что в кадровом делопроизводстве будет полный порядок. Важное место занимает опыт в этой сфере.

Чаще всего, деятельностью по ведению документов, связанными с кадрами, занимаются:

• Отдел кадров;
• Кадровый делопроизводитель;
• Компания, которая может предложить аудит кадровых документов и аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Аудит, или аудиторская деятельность, означает независимую проверку бухгалтерии и финансовой отчётности организации или ИП. Аутсорсинг же ─ это передача организацией части процессов или функции под контроль другой организации, являющийся профессионалом в этой области. Разработка кадровых документов также является сферой деятельности компаний, предоставляющих услуги аудита и аутсорсинга. Она включает консультацию и разработку всех необходимых бумаг.

Кому лучше доверить ведение кадровой деятельности

Кто сможет справиться с этой задачей лучше? Судите сами:

1. Содержание отдела кадров будет стоить дороже всего. Вам придётся держать небольшой штат сотрудников, помогающих в этом вопросе, и регулярно выплачивать им зарплату. За продолжительный срок будет выходить внушительная сумма. Зато вы будете уверены, что всё будет сделано на нужном уровне.
2. Кадровый делопроизводитель будет также нуждаться в зарплате, но выплаты будут меньше, чем отделу кадров. На одном человеке будет большая ответственность, поэтому риск ошибок как в заполнении документов, так и в их наличии, значительно повышается. Да и найти человека, который будет обладать всеми необходимыми навыками совсем непросто.
3. Наиболее бюджетным вариантом будет обратиться к услугам компании. Вам помогут быстро справиться с поставленными задачами в то время, когда вам это будет особенно нужно и удобно. Вы можете быть уверены в том, что уровень услуг будет на высоте благодаря профессионализму, опыту и грамотному распределению обязанностей в команде.

Следовательно, лучшим вариантом будет обратиться к компании, знающей толк в кадровом делопроизводстве.

Мы с удовольствием поможем вам в этом вопросе!

Какой штраф за отсутствие кадровых документов можно получить

В п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ вынесены такие штрафы:

• Для должностных лиц: от 1 до 5 тыс. руб.;
• Для ИП: от 1 до 5 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца;
• Для юридических лиц: от 30 до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца.

Важно правильно составлять расписание.

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.