Порядок сдачи отчета 4-ФСС
Форма 4-ФСС ежеквартально подается всеми работодателями, использующими труд наемных сотрудников. С 2020 года в связи с переменой администратора страховых взносов этот отчет стал содержать только сведения о взносах на страхование от несчастных случаев. Бланк отчета, сдаваемого в 2020 году, и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
Основным нормативным актом, регламентирующим порядок начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму, является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Законодатели предусмотрели 2 срока для сдачи расчета (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
- до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом — для передачи отчета на бумажном носителе;
- до 25-го числа того же месяца — для сдачи электронной версии расчета.
Однако право выбора варианта отправки предоставлено лишь небольшим компаниям со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно. Если в организации трудится более 25 работников, то сдавать файлы можно только в электронном виде. Несоблюдение способа подачи отчетности приводит к штрафу на сумму 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.
О том, как правильно подать 4-ФСС, читайте в нашем материале «Обновлены правила подачи 4-ФСС».
Код вида реорганизации или ликвидации
Когда идёт процесс прекращения деятельности экономического субъекта, создание одной/нескольких компаний или другие перемены, связанные с правопреемством, в едином расчете по страховым взносам указывают соответствующий код. Его возможные значения прописаны в Приложении № 2 порядка заполнения расчёта:
При отсутствии действий, касающихся реорганизации или ликвидации, в соответствующем поле ставят прочерк.
Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?
Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.
Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.
Код класса условий труда
Рассматриваемый показатель влияет на размер страховых взносов. Для сотрудников, которые работают в тяжелых или вредных условиях, предусмотрены дополнительные тарифы. При оформлении единого расчета в окошке «Код класса условий труда» Подраздела 1.3.2 ставят цифру 1, если подкласс опасности составляет 4. А коды 2, 3, 4 и 5 соответствуют подклассам 3.4, 3.3, 3.2 и 3.1.
ПРИМЕР
составляет расчёт по страховым взносам за полугодие 2020 года. При внесении данных о К.В. Кузнецове, работающем электросварщиком, необходимо в Подраздел 1.3.2 вписать в поле «Класс условий труда» число 4.
Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения
Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС и ниже в нашей статье.
- Самый распространенный код ошибки в протоколе проверки формы 4 ФСС — ошибка 508, которая обозначает, что формат файла некорректный и расчет не прошел форматно-логический контроль.
Основные ее причины:
- при заполнении отчета в программе 1С выгружается только часть данных;
- не обновлена программа для формирования отчета.
В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.
Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.
- Код ошибки 503 в отчете ФСС означает, что задано неверное имя файла и оно не соответствует XSD-схеме.
Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:
<�номер страхователя>_<�расчетный год>_<�отчетный квартал>. xml.
Например, 1234567891_2019_12.xml.
При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2020. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.
Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.
- Ошибка 598 в отчете ФСС означает, что в предоставленном файле указан ИНН, не совпадающий с регистрационным номером страхователя.
Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.
Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.
Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».
Иные подробности — в нашем материале «Ошибки 4-ФСС: читаем отказной протокол».
Код налогового органа, в который подан отчет
В зависимости от территориального расположения налоговым инспекциям присваивают индивидуальный номер. Узнать его можно на официальном сайте ФНС России, из бухгалтерских справочников либо взять первые четыре цифры ИНН.
В таблице представлены значения для некоторых регионов:
| Регион России | Код ИФНС/МИФНС |
| Москва | 77— |
| Подмосковье | 50— |
| Санкт-Петербург | 78— |
| Тюменская область | 72— |
| Новосибирская область | 54— |
| Амурская область | 28— |
Где: «–» порядковый номер налогового органа в регионе.
Что означают иные коды ошибок?
| № п/п | Код ошибки | Значение | Возможные причины | Порядок устранения |
| 1 | 10 | Невозможно расшифровать файл | Недействительный или просроченный сертификат | Проверить срок действия сертификата ЭЦП и его действительность |
| 2 | 11 | Невозможно проверить ЭЦП | 1. Ошибка сертификата. 2. Файл подписан дважды. 3. Нарушен алгоритм шифрования файла | 1. Связаться со спецоператором и устранить ошибку сертификата. 2. Повторно подписать файл и отправить. 3. Сначала подписать файл, а затем зашифровать |
| 3 | 13 | Отсутствие в сертификате регистрационного номера страхователя | Ошибка, допущенная спецоператором при выпуске сертификата | Связаться с представителем спецоператора и перевыпустить сертификат |
| 4 | 14 | Отсутствие кода подразделения ФСС в сертификате | См. п. 3 | См. п. 3 |
| 5 | 15 | Ошибка шифрования | Сбой системы при передаче файла | Повторно направить файл |
| 6 | 16 | Неправильный формат регистрационного номера страхователя в сертификате | Количество символов регистрационного номера менее или более 10 | Перевыпустить сертификат |
| 7 | 17 | Неправильный формат кода подразделения ФСС в сертификате | Количество символов кода более или менее 4 | Переиздать сертификат |
| 8 | 18 | Файл зашифрован неверным ключом ЭЦП | 1. Выбран неверный сертификат уполномоченного лица ФСС. 2. Выбран просроченный сертификат | 1. Подписать, зашифровать файл, используя действующий сертификат уполномоченного лица ФСС. 2. Загрузить с сайта ФСС новый сертификат и установить его в хранилище сертификатов |
| 9 | 19 | Файл не подписан или не зашифрован | Повторно подписать, зашифровать и отправить файл | |
| 10 | 20 | Неизвестный формат файла | Имя файла не соответствует XD-схеме | Заново сформировать файл xml (см. порядок действий при ошибке 503) |
| 11 | 41 | К издателю сертификата нет доверия | 1. Сертификат спецоператора не соответствует закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 2. Сертификат спецоператора отозван или просрочен | Обратиться в компанию спецоператора, предварительно проверив действие корневого сертификата в таблице кросс-сертификации |
| 12 | 42 | Ошибка при проверке сертификата | Отправить расчет повторно | |
| 13 | 43 | Сертификат страхователя отозван | ЭЦП сертификата недействительна | Переиздать сертификат |
| 14 | 44 | Список отозванных сертификатов (далее СОС) издателя сертификата просрочен или не найден | Ошибка СОС удостоверяющего центра | Связаться с представителем компании-оператора связи |
| 15 | 45 | Сертификат поврежден | Повторно направить расчет | |
| 16 | 46 | Сертификат страхователя просрочен | Переиздать сертификат | |
| 17 | 50 | ИНН организации отсутствует в сертификате | Ошибка при создании сертификата | Переиздать сертификат |
| 18 | 504 | В сертификате записано неверное подразделение ФСС | См. п. 17 | См. п. 17 |
| 19 | 505 | Некорректное название файла | Формат файла не соответствует XD-схеме | Повторно сформировать файл в xml-формате |
| 20 | 506 | Одинаковые шифры налогообложения во 2-м разделе отчета | Ошибка при заполнении формы | Исправить ошибку в отчете, выгрузить и отправить |
| 21 | 507 | Файл xml отсутствует | Файл расчета не загружен в систему | Загрузить файл, подписать, зашифровать и отправить |
| 22 | 509 | В файле записан период, отличающийся от периода в его названии | Ошибка при заполнении расчета | Сформировать файл повторно и отправить в ФСС |
| 23 | 511 | Ошибка при чтении файла | Файл пуст или не в формате xml | Сформировать файл повторно и отправить |
| 24 | 512 | Отчетный год в файле отличается от года в его наименовании | Ошибка при заполнении расчета | Исправить ошибку, сформировать и отправить файл |
| 25 | 513 | В файле указан регистрационный номер, отличающийся от номера в названии файла | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 26 | 514 | Регистрационный номер страхователя в файле отличается от номера в сертификате | 1. Ошибка при заполнении расчета. 2. Ошибка при выпуске сертификата | 1. Исправить ошибку, сформировать файл и отправить его повторно. 2. Связаться с удостоверяющим центром и переиздать сертификат |
| 27 | 515 | Регистрационный номер в имени файла отличается от номера в отчете | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 28 | 516 | Код обособленного подразделения в имени файла отличается от кода в файле | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 29 | 517 | Размер файла больше допустимого | Файл должен быть не больше 655 килобайт | Сформировать новый файл расчета |
| 30 | 518 | Файл имеет нулевой размер | Файл имеет нулевой размер | Сформировать новый файл |
| 31 | 519 | ИНН в сертификате отличается от ИНН в файле расчета | См. п. 26 | См. п. 26 |
| 32 | 520 | ОГРН в файле отличается от ОГРН в сертификате | См. п. 26 | См. п. 26 |
| 33 | 550 | Сертификат не квалифицирован | Сертификат не квалифицирован | Обратиться в компанию спецоператора и перевыпустить сертификат |
| 34 | 599 | Данные страхователя еще не внесены в базу данных ФСС | Отчет будет обработан по факту внесения в базу ФСС | |
Как расшифровать отрицательный протокол к СЗВ-СТАЖ, смотрите здесь.
Код по месту нахождения
Поле этого кода находится на титульном листе справа от кода ИФНС. Его указывают в зависимости от территориального расположения предприятия и его юридического статуса. Значения могут быть следующими:
ПРИМЕР
Предположим, что ООО «Гуру» расположено на территории России – в г. Томске. Тогда в рассматриваемом поле ставят цифру 214, а код ИФНС – 7017:
Итоги
Все работодатели в 2020 году обязаны ежеквартально предоставлять расчет 4-ФСС в отношении взносов на травматизм в установленные сроки. Если форма заполнена некорректно, по факту проверки страхователю будет направлен отрицательный протокол. При этом отчет будет считаться непринятым до устранения выявленных ошибок. Если корректирующий отчет будет принят позже установленных сроков, то страхователю будут предъявлены штрафные санкции.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какие ставить коды видов документов
В едином расчете также указывают шифр, который информирует о типе документа, удостоверяющего личность застрахованного. Используемое обозначение зависит также от наличия российского гражданства и статуса сотрудника. Полная информация представлена далее (Приложение № 6 к приказу ФНС № ММВ-7-11/551):
Данные коды указывают:
- в сведениях о физлице без статуса ИП;
- в персональных данных о застрахованных (стр. 140 Раздела 3).
ПРИМЕР
В сведениях персонифицированного учета фирма отразила данные о сотруднике Н.В. Манееве на основании временного удостоверения личности, выданного гражданину РФ. В подобной ситуации в строке 140 необходимо указать код «14»:
Ошибка 508 в отчёте ФСС
1571 Все ЮЛ и ИП, в которых работают наемные сотрудники, должны раз в 3 месяца направлять в отдел социального страхования отчет по ф.
Следовательно, происходит срыв сроков. Компания привлекается к ответственности. Назначается штраф размером 200 рублей.
4-ФСС. В этом отчете фиксируются сведения о начисленных и выплаченных взносах. Уплачиваются эти взносы для того, чтобы создать резерв для выплат при болезнях и травмах, появившихся из-за производственного фактора. Если в отчете обнаружат ошибки, он не будет принят. Электронный документ отправляется обратно с пометкой «Ошибка 508».
Особенности подачи отчета установлены ФЗ №125 «О страховании» от 24 июля 1998 года. В нормативных актах указано, что отчеты должны направляться в электронной форме, если это ИП или ЮЛ с количеством наемных сотрудников больше 25 человек.
Если объем штата меньше 25 работников, можно направлять отчет в бумажной форме. Утверждены такие сроки подачи отчетности:
- Для учреждений, подающих электронный отчет, – до 25 числа.
- Для коммерческих фирм, поставляющих бумажные отчеты, – 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
При создании отчета бухгалтер обязан тщательно проверить документ на наличие недочетов.
Если ФСС выявит ошибки, документ будет отправлен обратно.
Бухгалтер также получает уведомление с перечнем недочетов. Все ошибки нужно своевременно устранить. В обратном случае на фирму накладываются штрафы.
Отчет может не пройти проверку по причине наличия ошибок.
В этом случае ФСС отправляет в адрес компании отрицательный протокол.
Если организация получила этот протокол, отчет считается несданным.
Ошибка 508 при отправке реестра в фсс больничного
— — Эти сроки не сдвигаются, если бухгалтер допустил ошибку и ему пришлось отправлять файл заново.
Никакой ответственности за ошибку «508» не полагается. Однако ответственность накладывается в том случае, если пропущен срок сдачи отчетности.
Рассмотрим формы наказания за срыв сроков:
- Отчетность сдается в бумажном формате. Накладывается штраф в размере 5% от взносов, выплаченных за 3 месяца. Эта сумма не может быть меньше 1 000 рублей. Но она не может превышать 1/3 от страхового взноса.
- Отчетность сдается в электронном формате. Штраф составляет 200 рублей.
Лицо будет привлечено к ответственности даже в том случае, если срок сорван на один день.
Бухгалтер создает отчетность и сдает ее в электронном формате.
В документе обнаружена ошибка «508», вследствие чего файл отправлен обратно.
Бухгалтер быстро исправляет все недочеты и сдает откорректированный документ. Он успешно проверяется до 20-го числа и поступает в ФСС. В этом случае допущение ошибки не влечет за собой никаких наказаний.
Рассмотрим другой пример. Отправленная ранее отчетность была возвращена обратно вследствие ошибки «508». Бухгалтер исправляет все недочеты и сдает файл 19-го числа. Однако документ проходит все этапы проверки только 21-го числа.
Файл считается сданным только тогда, когда он проходит через полный цикл проверки.
