Ошибка 508 в отчете ФСС — что это и как исправить?

Контур.Экстерн онлайн отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН

Применение электронного больничного листа регламентируется законом от 1 мая 2020 года № 86-ФЗ и статьями 59 и 78 закона от 21 ноября 2011 года № 323-ФЗ. В электронном виде больничный лист выдается только с письменного согласия застрахованного лица.

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача и медицинского учреждения. Он имеет одинаковое правовое значение с бумажным больничным листом.

Далее расскажем, как работать с электронными больничными в Контур.Экстерн.

Список ЭЛН

Для перехода к списку документов следует открыть главную страницу Контур.Экстерн, затем кликнуть закладку «ФСС» и далее закладку «Пособия ФСС». Отобразится список пособий за текущий месяц.

Чтобы выбрать другой период, необходимо нажать закладку «Все документы»:

Поиск документов

Для поиска нужного документа предусмотрена вкладка «Поиск». В поисковую строку можно вводить ФИО и СНИЛС.

Если требуется найти пособие из прошлого периода, необходимо нажать «Продолжить поиск за….»:

Статусы документов

Созданным и отправленным файлам присваиваются определенные статусы:

1. «Создан» – документ сформирован, но не отправлен в Фонд социального страхования.
2. «Ошибка отправки…» – отправка не произошла из-за обнаруженных нарушений. Требуется повторная отправка в ФСС. Необходимо выбрать строку с названием документа и нажать «Отправить заново».
3. «ЭЛН не принят» — в ходе проверки были выявлены нарушения. Необходимо их исправить и отправить файл вновь. Для этого следует выбрать в списке документов нужную строку и нажать на нее. Затем ознакомиться с протоколом нарушений по ссылке «Просмотреть протокол ошибок» и нажать «Исправить ошибки и отправить заново».
4. «ЭЛН принят» – файл принят Фондом.

Сопроводительное письмо

Утвержденной формы пояснительного (или сопроводительного) письма, подаваемого вместе с уточненным расчетом по форме-4 ФСС, не существует. Поэтому такое письмо составляется в произвольной форме (на бланке компании с подписью руководителя и печатью организации).

В сопроводительном письме должна содержаться информация о том, какие сведения и почему вы исправляете (со ссылкой на Закон № 212-ФЗ). Причину подачи уточненного расчета можно конкретизировать, например, так: «не были включены в расчет расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности» или просто «из-за технической или арифметической ошибки».

Кроме того, в письме целесообразно указать, в какие строки, таблицы, разделы отчета были внесены изменения. Это поможет инспекторам быстро найти исправления в отчетности и внести их в свою базу. Вместе с уточненным расчетом можно подать заявление на зачет или возврат денежных средств.

Подробнее о том, как призвести зачет или возврат сумм из ФСС РФ, читайте в статье «Если ФСС РФ задолжал страхователю» // Зарплата, 2013, № 4

Если сумма налога к уплате в уточненном расчете больше, чем в ранее поданном расчете, то в сопроводительном письме имеет смысл указать реквизиты платежных поручений на перечисление недоимки по взносам и пеней и приложить к письму их копии.

Печать списка документов со статусами

В отдельных случаях возникает необходимость распечатки списка ЭЛН, к примеру, для проведения сверок. Для этого нужно:

1. В списке пособий выбрать «Распечатать список документов»:
2. Указать период и формат: PDF или XLS. Формат XLS дает возможность фильтровать и сортировать список документов в печатной форме.
3. Выбрать «Распечатать». Выгрузится файл в выбранном формате.
4. Распечатать загруженный файл.

Порядок загрузки электронного больничного с портала ФСС

Для загрузки ЭЛН с портала Фонда необходимо:

1. Выбрать «Загрузить электронный больничный»:
2. Нажать «Загрузить с портала ФСС», затем заполнить номер больничного и СНИЛС физического лица:
3. Выбрать «Продолжить».
4. Нажать на нужный сертификат для подписи запроса.
5. Проверить информацию о загружаемом ЭЛН.
   сервис выдаст предупреждение, если документ с таким номером уже создан. Если требуется исправить информацию в созданном документе, нужно выбрать «Обновить»:

6. Выбрать «Загрузить документы».
7. При загрузке формируется новый документ или обновляется ранее созданный (при выбранном варианте «Обновить»).
8. Следует открыть документ и проверить данные, затем ввести сведения о расчете пособия.
9. Далее нужно перейти к проверке и отправке ЭЛН.
10. Пользователь перед отправлением файла может:
    сохранить документ в XML, кликнув «Скачать ЭЛН»;
11. открыть в PDF и распечатать документ, кликнув «Распечатать ЭЛН».

Загрузка ЭЛН из файла

Чтобы загрузить электронный листок, следует действовать так:

1. Выбрать «Загрузить электронный больничный»:
2. Нажать «Загрузить вручную из файла с ЭЛН»:
3. Выбрать «Продолжить».
4. Выбрать ранее созданный файл и нажать «Открыть». Файл может содержать несколько документов.
5. Проверить сведения о загружаемом файле:
   сервис выдаст предупреждение, если документ с таким же номером больничного листа уже создан. Необходимо выбрать «Обновить», чтобы заменить сведения в уже созданном документе на сведения из файла.
6. Нажать «Загрузить документы». При загрузке формируется новый документ или обновляется ранее созданный (при выбранном варианте «Обновить»).
7. Открыть ЭЛН и проверить. При необходимости следует исправить или дополнить недостающие данные.
8. Проверить и отправить ЭЛН.

Редактирование

Для редактирования документа следует нажать на строку с ним. Отобразиться окно просмотра документа.

Отправленный ранее ЭЛН нужно искать на странице со списком документов.

Чтобы листок стал доступен для редактирования, следует нажать «Исправить ошибки и отправить заново»:

После редактирования данных на закладке «Электронный больничный» необходимо выбрать код причины исправления из предложенного списка:

Для просмотра содержания отправленного документа, не исправляя его, следует нажать «Распечатать ЭЛН».

Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?

Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.

Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.

Отправка

Для проверки и отправки документа нужно открыть страницу просмотра документа и выбрать «Проверить и отправить»:

После проверки:

1. Если обнаружены нарушения, исправить их. Для этого закрыть окно с результатами проверки, исправить нарушения (они выделены красным) и заново проверить:
2. Если нарушений нет, необходимо подписать файл действующим сертификатом электронной подписи и нажать «Отправить документ в ФСС»:

Файл отправится в региональное отделение ФСС. Статус электронного листка нетрудоспособности можно будет отследить на странице документооборота.

Отправка нескольких ЭЛН

Больничные можно отправлять массово. Для этого на странице со списком документов нужно Перейти в раздел «Реквизиты и настройки», далее нажать «Включить режим массовой отправки». Он будет включен для организации в целом, то есть его действие распространится на всех пользователей.

В этом же разделе при необходимости режим массовой отправки можно отключить.

Сначала сервис показывает документы за 4 последние дня, за которые они имеются. При необходимости нужно выбрать другую дату, а также включить фильтр «Без ошибок». Появится кнопка отправки — на изображении это «Отправить 2 документа в ФСС». После ее нажатия система перекинет пользователя на окно выбора электронной подписи.

Всегда ли обязательна уточненка 4-ФСС?

Вопрос о представлении уточненного расчета 4-ФСС в 2020 году так же, как и в предшествующие годы, связан с выявлением в уже поданной в фонд отчетности ошибок.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ошибки в 4-ФСС бывают двух видов (пп. 1.1 и 1.2 ст. 24 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

• влияющие на размер базы по взносам — при их возникновении исправлять отчетность обязательно, если база занижена, и желательно (поскольку в этом случае податель отчета сам заинтересован в правильных цифрах), если база завышена;
• не отражающиеся на величине базы — такие ошибки, если они не играют роли для правильной интерпретации внесенных в отчет данных, можно не исправлять.

Ошибки первого вида лучше исправить как можно раньше. В случае подачи корректирующего отчета до истечения срока представления исходной отчетности это позволяет приравнять уточненный расчет к исходному (п. 1.3 ст. 24 закона № 125-ФЗ). А при представлении по истечении срока, отведенного для отчета, дает возможность избежать штрафа (п. 1.4 ст. 24 закона № 125-ФЗ).

Отправленные документы

В сервисе можно отслеживать историю передачи больничных листов в ФСС. Для этого нужно на списке документов кликнуть на строку того больничного, который ранее был отправлен. В следующем окне сервис отразит основную информацию по этому ЭЛН:

1. «Статус документа». Что он означает, сказано выше.
2. «Статус ЭЛН». Это статус больничного на портале Фонда.
3. Ссылка «Протокол ошибок». Нажав ее, можно открыть список ошибок, которые выявлены после проверки документов ФСС.
4. Ссылка «Скачать файл». Предназначена для сохранения документа на компьютер.

Если нужно получить информацию о более ранних больничных, следует нажать на ссылку «Показать историю».

Возникновение ошибки 503 в отчетности

Передача данных для предприятий численностью свыше 25 человек осуществляется в электронном виде. Для передачи отчета используется программа АРМ ФСС, реализуемая через шлюз приема документов с ЭП либо через веб-сервис. Разработчики сервиса продолжают дорабатывать его с учетом нововведений законодательства и замечаний пользователей. Если пользователь использует устаревшую версию программы, расчет не будет принят. Программное обеспечение необходимо регулярно обновлять для получения актуальной версии.

При передаче отчетности пользователь получает протокол положительного или отрицательного свойства. Одним из причин отрицательного протокола является «ошибка 503», свидетельствующая об отклонении отчета в случаях:

• Формат файла является некорректным.
• Форматно-логический контроль не пройден.

При отказе в приеме отчета по формальному признаку и высылке отрицательного протокола отчет считается несданным, что приравнивается к нарушению законодательства и обязанностей налогоплательщика.

Подробное описание форматов для электронной передачи отчетности в ФСС установлено в приказе ФСС от 12.02.2010 № 19 (последняя версия приказа от 09.03.2017). Документ подробно описывает меры защиты при передаче электронной отчетности, использование ЭЦП. В приложении 1 к документу указывается формат наименования и размер составления файла для передачи отчетности (

Какие ошибки могут возникнуть при работе с ЭЛН

При загрузке

Доступ к ЭЛН с номером XXX…., СНИЛС YYY…, статусом: ZZZ – ограничен

Ошибка выглядит так:

Суть в том, что больничный не может быть изменен страхователем. На изображении выделен статус — он может принимать разные значения:

1. Код ошибки 010 / 020. Больничный открыт / продлен медучреждением и находится в процессе оформления. К загрузке документа нужно вернуться позже, когда он будет закрыт.
2. Код ошибки 040. Больничный находится на рассмотрении в МСЭ. К загрузке следует вернуться позже.
3. Код ошибки 060. Больничный отправлен с одним регистрационным номером, а загрузка — с другим. Нужно проверить РНС и убедиться, что он совпадает с тем, который был указан при заполнении ЭЛН. Если номер не совпадает, следует попросить свое отделение ФСС поменять статус электронного больничного на 030 «Закрыт». А после этого загрузить его с новым РНС. Либо запросить ЭЛЕ с тем РНС, который был указан при заполнении.
4. Код ошибки 090. Больничный аннулирован медучреждением по одной из причин: выдача на бумажном банке либо ошибка. Следует узнать у сотрудника новый номер больничного либо взять его бумажный бланк.

Номер XXX… принадлежит к ЛН на бумажном бланке

Ошибка выглядит так:

Означает, что после того, как был оформлен ЭЛН, медучреждение выдало сотруднику бумажный листок нетрудоспособности по его просьбе. Этот бланк нужно запросить у сотрудника.

ЭЛН с номером: XXX…., СНИЛС YYY… — отсутствует в БД

Текст ошибки будет такой:

Ошибка означает, что больничный не найден в базе данных ФСС. Это может быть из-за некорректно указанных регистрационного номера ФСС, СНИЛС сотрудника либо номера ЭЛН. Нужно проверить эти параметры и исправить ошибку.

Некорректные параметры: Per

Текст ошибки:

Ошибка означает, что запрос на загрузку документа подписал представитель, на которого нет доверенности.

Нужно связаться с отделением Фонда и уточнить, что с доверенностью.

Таблица кодов

Код, наименование и описание ошибок можно посмотреть на официальном сайте ФСС РФ.(https://portal.fss.ru/fss/analytics/gate/error-description)

Ниже приведена таблица, в которой подробно расписано, что такое код ошибки при отправке больничного листа в ФСС, например, код 508 — это ошибка логического контроля, а код 503 это значит, что файл расчета не прошел форматный контроль. Приведены также причины появления данных ошибок и способы их решения.

Код ошибки	Наименование	Причина появления	Способ решения
10	Невозможно расшифровать файл.	Файл поврежден, просрочен или недействителен.	Необходимо проверить состояние файла (истечение срока действия, юридическую достоверность).
11	Не удалось проверить ЭЦП.	Нарушена последовательность шифрования; ЭЦП поставлена неверно.	Проверить алгоритм кодирования; связаться с удостоверяющим центром (далее УЦ) и повторно подписать сертификат.
12	ЭЦП не верна.	ЭЦП не верна или отсутствует.	В случае отсутствия подписи обратиться в УЦ для её проставления; при неправильности ЭЦП следует переиздать сертификат.
13	В сертификате отсутствует регистрационный номер страхователя.	При изготовлении документа не указали регистрационный номер страхователя.	Необходимо повторное изготовление сертификата.
14	В сертификате отсутствует код подразделения ФСС РФ.	В свидетельство не занесен код подразделения ФСС РФ.	Следует связаться с УЦ и переиздать сертификат.
15	Ошибка шифрования.	Нарушение алгоритма кодирования в системе передачи файлов.	Восстановить последовательность шифрования файла и повторно отправить его в ФСС.
16	Неверный формат регистрационного номера страхователя.	Количество цифр регистрационного номера меньше или больше 10.	Следует перевыпустить сертификат.
17	Неверный формат кода подразделения ФСС РФ.	Количество символов кода подразделения меньше или больше 4.	Повторно издать документ с надлежащим кодом подразделения ФСС.
18	Расчет зашифрован на ключе, не совпадающем с открытым ключом ФСС РФ.	Неправильно выбран сертификат уполномоченного лица ФСС; истек период действия данного документа.	Использовать новый сертификат (для этого требуется зайти на официальный сайт ФСС РФ (https://www.fss.ru/uc), загрузить новое свидетельство и установить его в хранилище).
19	Расчет не зашифрован или не подписан.	Файл не имеет кода шифрования или на нем нет ЭЦП.	Проверить последовательность кодировки расчета и повторно зашифровать. Проставить ЭЦП.
20	Неизвестный формат файла.	Система поддерживает формат XML и XD-схему.	Привести документ в требуемый правилами формат.
41	Нет доверия.	ЭЦП не отвечает требованиям ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011г.; кончился период действия.	Издать сертификат в полном соответствии с имеющимися требованиями об ЭЦП.
42	Ошибка при проверке сертификата.	Возможно нарушение алгоритма кодирования	Проверить последовательность кодирования и повторно отправить на проверку.
43	Сертификат отозван.	Документ не имеет юридическую достоверность.	Обратиться в УЦ за получением нового свидетельства.
44	Не найден или просрочен список отозванных сертификатов (СОС).	Устаревшая база данных СОС у УЦ.	Следует связаться с УЦ для устранения проблемы
45	Сертификат поврежден	Нарушена технология шифрования файла.	Проверить последовательность кодирования.
46	Сертификат просрочен.	Подошёл к концу срок действия.	Повторно получить документ.
50	В сертификате отсутствует ИНН страхователя.	Не указан ИНН.	Необходимо переиздание сертификата.
51	ИНН, указанный в расчете, отсутствует в базе данных ЕГРЮЛ.	Устаревшая база данных ЕГРЮЛ.	Необходимо направиться в ФНС по месту регистрации для устранения недочета.
503	XML-файл расчета не прошел форматный контроль.	Некорректно задан формат расчета.	Создать новый файл расчета в соответствии с требуемым форматом.
504	В сертификате указано несуществующее подразделение ФСС РФ.	Опечатка при вводе данных.	Необходимо переиздание сертификата.
505	Неверное наименование файлов.	Некорректно сформулировано имя документа.	Исправить наименование в соответствии с Технологией приема расчетов, которая содержится на официальном сайте ФСС.
506	Вторые разделы расчета имеют одинаковые цифры налогообложения.	Опечатка при заполнении формы расчета.	Следует исправить недочеты в разделах расчета.
507	Нет файла *.XML.	Файл не загружен или не найден.	Повторно загрузить файл в систему.
508	Ошибки логического контроля.	Присутствуют погрешности в параметрах расчета.	Необходимо устранить все погрешности.
509	Отчетный период в XML-файле не совпал с отчетным периодом в наименовании файла.	Недочет при вводе данных.	Привести содержание документа в соответствие с наименованием (или наоборот); переиздать сертификат.
511	Ошибка при чтении XML-файла расчета.	Не соблюден формат XML или же документ пуст.	Повторно создать файл (убедившись, что он имеет XML-формат) и отправить в ФСС.
512	Расчетный год в XML-файле не совпал с расчетным годом в наименовании файла расчета.	Недочет при вводе данных.	Привести содержание документа в соответствие с наименованием (или наоборот); переиздать сертификат.
513	Регистрационный номер страхователя в сертификате не совпадает с регистрационным номером, указанном в имени файла.	Неверно заполненный номер страхователя.	Привести содержание документа в соответствие с наименованием (или наоборот); переиздать сертификат.
514	Регистрационный номер страхователя в XML-файле не совпадает с регистрационным номером в сертификате ЭЦП.	Опечатка при вводе данных.	Связаться с УЦ и переиздать сертификат.
515	Регистрационный номер страхователя в XML-файле не совпадает с регистрационным номером страхователя, указанном в имени файла.	Недочет при вводе данных.	Привести содержание документа в соответствие с наименованием (или наоборот); переиздать сертификат.
516	Дополнительный код обособленного подразделения в XML-файле не совпадает с номером страхователя, указанном в имени файла.	Недочет при вводе данных.	Привести содержание документа в соответствие с наименованием (или наоборот); переиздать сертификат.
517	Слишком большой файл.	Размер превышает 665 килобайт.	Сформировать новый файл размером не больше 665 килобайт.
518	Нулевой размер файла.	Размер файла 0 килобайт.	Сформировать новый файл, размер которого превышает 0 килобайт.
519	ИНН страхователя в XML-файле не совпадает с ИНН страхователя в сертификате.	Недочет при вводе данных.	Обратиться в УЦ и получить новое свидетельство.
520	ОГРН страхователя в XML-файле не совпадает с ОГРН страхователя в сертификате.	Недочет при вводе данных.	Обратиться в УЦ и переиздать документ.
550	Сертификат не является квалифицированным сертификатом.	Документ не имеет квалификации.	Переиздать свидетельство в официально аккредитованном УЦ.
552	Атрибут QUART_NUM элемента TITLE может иметь значение только из следующего ряда: «3»,»6″,»9″,»0″,»03″,»06″,»09″,»12″.	Значение Атрибута QUART_NUM элемента TITLE не подходит указанному числовому ряду.	Привести значение элемента в соответствии с указанным числовым рядом.
598	ИНН страхователя в XML-файле отличается от ИНН, соответствующего регистрационному номеру.	Опечатка при заполнении формы; указанный ИНН устарел.	Проверить на актуальность предоставленного ИНН; переиздать сертификат.
599	Внутренняя ошибка в модуле контроля принимаемых данных.	Технический сбой сайта.	Связаться с технической службой для устранения неполадок.