Применение бланков строгой отчетности (БСО) в ведении деятельности ИП и ООО

Достоинства и недостатки

Плюсы

• Нет необходимости приобретать кассовый аппарат.
• Следовательно, не нужно проводить ежегодное тестирование кассового аппарата на работоспособность.
• При работе, связанной с выездной деятельностью (например, фотосессии, организации торжеств и т. д.) вам будет намного легче и надежней выписать БСО.

Минусы

• БСО вы можете использовать только при работе с населением.
• Необходимо вести строгий учет БСО и хранить все необходимые документы в течение 5 лет (в том числе их копии).
• По мере необходимости нужно заказывать новые образцы бланков.

Что это такое

Бланк строгой отчетности — фискальный документ, который вместо кассового чека могут формировать для своих клиентов организации и ИП, занятые в сфере оказания услуг населению.

До 1 июля 2020 года организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, имели право не применять кассовый аппарат, а вместо кассовых чеков выдавать своим клиентам бланки строгой отчетности, отпечатанные типографским способом.

С 1 июля 2020 года бумажные бланки

не могут применяться взамен кассовых чеков. Это связано с тем, что все фискальные документы должны передаваться через интернет в ФНС. Поэтому БСО должны формироваться на специальных БСО-ККТ или обычных онлайн-кассах. Для их печати нужно выбирать аппараты, в названии которых есть литера «Ф» — они оснащены принтером.

Бумажные бланки строгой отчетности применялись как альтернатива чекам и позволяли не приобретать кассовый аппарат. Теперь же, когда их нужно формировать на ККТ, применение БСО не имеет смысла для большинства компаний и ИП. Однако это не означает, что бумажные бланки применять запрещено вовсе. Если это удобно и необходимо, их можно выписывать и дальше, но одновременно с этим формировать чек на онлайн-кассе.

Обратите внимание

, с 1 июля 2020 года выписывать типографские БСО
без выдачи чека
можно только в случаях, если бизнес освобожден от применения кассовой техники, и при этом закон не требует выписывать какой-либо документ с определенными реквизитами.

Таким образом, типографские БСО в 2020 году могут применять по желанию:

• ИП без работников из сферы услуг. Для них действует отсрочка на применение ККТ до 1 июля 2021 года. При этом они не обязаны выдавать какие-либо расчетные документы, но могут это делать по своему желанию или по просьбе клиента;
• другие бизнес-субъекты, освобожденные от применения ККТ (ст. 2 закона 54-ФЗ о ККТ), если они не должны выдавать документ с конкретными реквизитами;
• остальные компании и ИП из сферы услуг — только не вместо, а помимо чека онлайн-кассы.

Если же БСО применяются взамен кассовых чеков, они должны быть сформированы на специальной БСО-ККТ или обычной онлайн-кассе.
Для некоторых видов деятельности существуют формы БСО, разработанные государством. Вот они:

• билеты (железнодорожные, авиа, общественный транспорт);
• услуги предоставления парковок;
• туристские и экскурсионные путевки;
• абонементы и квитанции на оплату ветеринарных услуг;
• залоговые билеты и сохранные квитанции для услуг ломбардов.

Однако с 1 июля 2020 года указанные выше бумажные бланки также действуют только при одновременном формировании кассового чека. Например, если покупателю выдается билет на поезд, возможны такие варианты:

• Билет приобретается в электронном виде. Покупателю направляется электронный проездной документ с напечатанными на нем реквизитами кассового чека, включая QR-код. Либо ему направляется электронный билет и отдельно чек онлайн-кассы в электронной форме.
• Покупается бумажный билет. Покупателю выдается стандартный бланк железнодорожного билета (утвержденный БСО) + чек онлайн-кассы. Либо ему выдается стандартный бланк билета, на котором есть реквизиты чека, включая QR-код.

Компаниям из сферы культуры и искусства необходимо применять БСО

, если они хотят получить освобождение от уплаты НДС. Оно предоставляется в том случае, если реализуются билеты в форме утвержденного документа. Однако это не освобождает их от обязанности применять онлайн-ККТ. То есть чтобы не нарушить закон и получить освобождение от НДС, заведениям культуры нужно сформировать кассовый чек и выписать бумажный билет (БСО из приказа Минкультуры № 257). К слову, министерством разработан новый бланк билета, и после утверждения он заменит действующую форму БСО.

Основные виды БСО в РФ

К основным видам БСО на территории Российской Федерации, которые используются вместо кассовых чеков, можно отнести квитанции, проездные документы (абонементы и билеты), талоны, путевки, наряды-заказы, путевые листы.

1. Квитанции – это бланки строгой отчетности, из которых усматриваются все необходимые требования законодательства Российской Федерации. Прежде всего, применяются квитанции при оплате населением оказанных государством услуг (газоснабжения, коммунальных, жизнеобеспечивающих и т. д.).
2. Проездными документами являются утвержденные предприятиями общественного дорожно-транспортного передвижения, которые разрешают проезд на определенных видах транспорта. Оформляются они на общих основаниях, разделяются на два вида сообщения: дальнего или пригородного. Проездной документ содержит название станции отправления и пункт прибытия, расстояние, цену, указание номера транспорта, время отправление и прибытия, комиссионные и страховые сборы, которые входят в стоимость проездного документа.
3. Абонемент предоставляет многоразовое использование разного рода обслуживания, посещение отдельных организаций и учреждений (к примеру, спортивных секций, библиотеки, катка, развлекательного комплекса и т. д.) в течение определенного срока, который указывается в данном документе.
4. Билет дает вам право на посещение или использование чего-либо за определенную плату.
5. Талон – это разновидность бумажных документов различного предназначения, как правило, маленького формата, удостоверяющий его владельца на получение какой-либо услуги, ценности, вещи, а также разрешение на допуск к чему-либо.
6. Путевки – это документ, который выдается лицу, командируемому или направляемому куда-либо.
7. Нарядом – заказом является одним из разновидностей документов, который имеет значение договора на выполнение какой-либо работы или оказание услуги. В нем указываются такие пункты, как обговоренные обязательства, расчет стоимости работы и технические задания. Также наряд-заказ может быть применен при оформлении выполнения бытовых услуг для населения, например, ремонт радиотелевизионных приборов, разных видов техники, мебели, а также автомобилей или их запчастей.
8. Путевым листом является одна из форм документов, выделяемая для водителей транспорта (общественного или принадлежащего к какому-либо предприятию), в котором указывается маршрут передвижения, выдаваемое количество топлива и указания по выполняемому заданию.

инструкция по применению

Опубликовано в журнале „Современный предприниматель“ № 9 (сентябрь 2007 года)

Принимая от покупателей наличные в оплату за товары, выполнение работ или оказание услуг, коммерсант должен выдать клиенту кассовый чек. Из правила есть исключение. При оказании услуг населению вместо чеков предприниматель может кассовый аппарат не применять, а выдавать клиентам бланки строгой отчетности (БСО). Такое правило установлено пунктом 2 статьи 2 Закона о ККМ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. При этом на Правительство РФ возложена обязанность разработать порядок утверждения форм «строгих» бланков, а также их учета, хранения и уничтожения.

Соответствующее Положение было принято парламентариями лишь спустя 2 года – постановление Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171 (далее – Постановление). В этом документе чиновники установили ответственным за разработку форм бланков Минфин России, ограничив срок разработки временными рамками.

Во всех незаполненных графах бланка строгой отчетности следует проставлять прочерки. Исправления при их заполнении не допускаются

До их появления коммерсантам позволили пользоваться «старыми» формами, то есть теми, которые были утверждены до 12 апреля 2005 года – даты вступления в силу постановления.

Разработать новые БСО финансистам надлежало до 1 января 2007 года. Чего не случилось.

Правительство РФ было вынуждено продлить срок использования «старых» бланков до 1 сентября 2007 года (таблица 1). Очередная отсрочка подошла к концу, а новых форм как не было, так и нет. БСО финансисты утвердили лишь для нескольких видов деятельности. Скорее всего, будет сделана новая отсрочка. В статье мы расскажем о том, как правильно использовать БСО в работе.

Таблица 1: Некоторые БСО, утвержденные до появления Постановления № 171 («старые“ формы)

Право на работу без кассы

К бланкам строгой отчетности, приравниваемым к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие бумаги, которые предназначены для расчетов наличными при оказании услуг населению. Если в отношении какого-либо вида деятельности БСО утверждены не были, заменить их формами, предназначенными для других направлений, не удастся, придется покупать кассовый аппарат.

Предприниматель не может самостоятельно разработать и применять свою форму БСО. Бланки должны быть изготовлены типографским способом. Данное требование Минфин России изложил в письме от 27 сентября 2005 г. № 03-01-20/5-193.

Помимо всех обязательных реквизитов на бланке строгой отчетности должно быть указано наименование изготовителя, его ИНН, адрес, а также номер заказа, год его выполнения и тираж

Еще одно ограничение – приходный кассовый ордер (ПКО) не является бланком строгой отчетности. Выдача покупателям квитанции к ПКО не заменяет кассовый чек или «строгий» бланк (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 24 ноября 2005 г. № 22-12/86764). В подобной ситуации коммерсанта могут наказать за работу без кассового аппарата. Штраф по статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях для бизнесмена составит от 3 до 4 тыс. рублей.

Чтобы иметь «право на существование», при заполнении бланка должна одновременно оформляться не менее чем одна копия, например, с использованием копировальной бумаги либо БСО должен иметь отрывные части.

По общему правилу бланк содержит ряд обязательных реквизитов:

– сведения об утверждении формы бланка;

– наименование, шестизначный номер и серия (проставляются изготовителем бланков);

– код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

– фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк;

– ИНН;

– наименование услуги и единицу ее измерения;

– стоимость услуги;

– дату расчета;

– наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, место для его личной подписи и печати индивидуального предпринимателя.

Во всех незаполненных графах бланка следует поставить прочерки. Исправления при их заполнении не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные БСО выкидывать нельзя. Они перечеркиваются и подшиваются к кассовому отчету за тот день, в который они были выписаны.

Помимо названных обязательных реквизитов, на БСО должен быть указан изготовитель, в том числе его наименование, ИНН, адрес, номер заказа, год выполнения заказа и тираж.

Бланки на учете

Индивидуальные предприниматели обязаны организовать и вести учет бланков строгой отчетности (п. 14 Постановления). Такой учет должен вестись в специальной книге по учету БСО. Поскольку форма книги не утверждена, ее можно разработать самостоятельно. Листы книги необходимо пронумеровать и прошнуровать.

По действующим правилам БСО должны храниться в сейфах либо в специально отведенных помещениях, в которых исключены их порча или кража

Кроме того, они должны быть заверены подписью и печатью предпринимателя (при ее наличии).

Приказом необходимо назначить работника, ответственного за выдачу бланков, с которым заключается договор о материальной ответственности. Этот сотрудник будет принимать купленные БСО в присутствии комиссии, которая проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах. По окончании этой процедуры оформляется акт приемки бланков, который утверждается коммерсантом.

Для хранения БСО должны быть организованы специальные условия. Так, по действующим правилам храниться бумаги должны в сейфах либо в специально отведенных помещениях, в которых исключены их порча или кража. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются.

Инвентаризация БСО проводится одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денег и кассовых документов.

Копии использованных бланков или их корешки, а также испорченные бланки упаковываются в специальные мешки, которые затем опечатываются. Они должны храниться у коммерсанта не менее 5 лет. По истечении этого срока их можно уничтожить. Для этого составляется акт о списании бланков, составленный специально назначенной для этого комиссией.

Бланки в действии

Положение о применении БСО установило четкую процедуру выдачи бланков при расчетах. Так, согласно пункту 25 этого документа, надо сначала заполнить бланк, но не подписывать его. Затем получить от клиента деньги, назвать полученную сумму и положить купюры на виду у покупателя. Лишь после этого следует подписать бланк. Наконец, продавец должен озвучить сумму причитающейся сдачи и выдать ее клиенту одновременно с бланком.

Если Правительство не продлит действие ранее утвержденных бланков строгой отчетности, коммерсантам придется приобретать кассовые аппараты

Обратите внимание, нарушение этого порядка даст повод контролерам обвинить вас в невыдаче бланка. Ответственность за невыдачу бланка строгой отчетности такая же, как за неиспользование кассового аппарата. На это указывает постановление Высшего Арбитражного Суда РФ от 31 июля 2003 г. № 16. Таким образом, предприниматель может быть оштрафован по статье 14.5 КоАП РФ.

Как сказано ранее, в соответствии с правительственным положением о применении БСО, Минфин России должен был до 1 сентября 2007 г. утвердить формы бланков. На сегодняшний день новые бланки есть лишь для нескольких видов деятельности (таблица 2).

Предприниматель, ведущий бизнес, для которого нет утвержденных бланков, обязан применять ККМ (п. 24 Постановления).

Где можно получить БСО?

Одним из самых первых и простых способов изготовить БСО является любое отделение типографии. Такого рода государственная организация работает по утвержденным формам, следовательно, образец бланка у них должен иметься.

Распечатать при помощи автоматизированной системы. Автоматизированной системой является устройство, которое по внешним признакам похоже на кассовый аппарат, но имеет другие функции. Подобные приборы защищают систему от незаконного доступа, а также определяет и сохраняет информацию по всем проведенным действиям с бланками на протяжении 5 лет.

https://youtu.be/7scjezvmE7M

Обязательные требования к БСО

Бланки строгой отчетности должны быть согласованы с требованиями законодательства, что касается их оформления и изготовления:

1. Наименование необходимого документа (например, путевка, абонемент, квитанция на оплату), а также серия и шестизначный номер.
2. Название данной организации, которая предоставляет свои услуги для населения, документ, свидетельствующий о ее регистрации и ее организационно-правовая форма, а также разрешение на выполнение того или иного вида услуг.
3. Местонахождение (в том числе фактическое и юридическое).
4. Виды и услуги, предоставляемые данной организацией.
5. Единица услуг или товара, которая предоставляется организацией.
6. Стоимость и общий размер оплаты, способ проведения данной операции (наличный расчет или с использованием банковской карты).
7. Необходимо указать дату составления БСО и проведения расчета.
8. Помимо всего, необходимо указать ФИО и должность лица, который несет ответственность за проведение данной финансовой операции, а также его подпись и поставленная печать типографии, где изготавливались бланки.

Как проверить БСО на подлинность

Если водитель решил оформить именно такой тип автогражданки, то стоит проверить его на подлинность. Неполная информация в бланке делает его недействительным.

Документ должен содержать:

• данные о страховщике, ОКУД и ОКПО;
• ИНН застрахованного;
• форму, номер и серию документа;
• данные об услуге;
• стоимость;
• печать и подпись представителя СК;
• дату.

Если эти данные есть, то переживать не стоит.

Для большей уверенности можно воспользоваться сервисами проверки страховых документов. Например, посмотреть по базе РСА или же на сайте страховщика.

Заполнение и учёт: требования

образец заполнение БСО в формате MS Exel.

Для некоторых видов предпринимательской деятельности были установлены определенные виды законодательств и формы бланков. Например, для таких организаций, имеющих отношение к туризму, страховые компании, ветеринарные виды услуг, а также услуги, предоставляемые бюджетными организациями и ломбардами. Каждому из предпринимателей необходимо выбрать один необходимый бланк. Если же ваша деятельность не имеет отношения к вышеперечисленным, то у вас есть возможность сделать бланк самостоятельно, согласно вашим требованиям и предпочтениям. Для этого в качестве примера вы должны взять уже существующую форму и добавить в нее изменения, согласно вашим пожеланиям.

Стоит учесть, что БСО является важным документов и вам будет необходимо вести его учет. При заполнении данных настоятельно рекомендуется писать разборчивым и аккуратным почерком, а также внимательно вносить всю необходимую информацию, которая в дальнейшем будет обрабатываться. Помимо этого, выданные бланки будут фиксироваться в книге учета по их выдаче. Также необходимо учесть, что вся ответственность за хранение бланка на протяжении всего периода возлагается на предпринимателя.

Рекомендуется хранить все документы в защищенном месте от незаконного вмешательства, например, в сейфе

Помимо всего вышесказанного, следует принять во внимание некоторые требования при заполнении БСО:

• БСО должен заполняться под копирку, с сохранением не менее одной копии.
• Если в БСО отсутствует отрывная часть, то бланк заполняется с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.
• Все графы и поля изготовленного бланка должны быть обязательно заполнены.
• На бланке не допускаются исправления, почерк должен быть четким и разборчивым.

Можно ли заменить Е-ОСАГО на полис на БСО

Если по каким-либо причинам у владельца электронного полиса ОСАГО возникло желание поменять его на БСО, то это возможно. Чтобы получить бумажный вариант, нужно обратиться к своему страховщику. С собой обязательно взять Е-ОСАГО. Без него оформление БСО невозможно.

Сотрудники проверят всю информацию и выдадут полис на бланке строгой отчетности. Но за эту услугу может взиматься плата, поэтому прежде чем хотеть поменять, стоит задуматься о целесообразности замены.

С точки зрения законодательства, БСО и Е-ОСАГО равносильны, поэтому при выборе страховки человек в большей степени должен руководствоваться собственными предпочтениями: каким документом ему удобнее пользоваться, какой внушает доверие и проще оформить.

Видеофайлы

https://youtu.be/0NWQNPnic_g

https://youtu.be/L4bCMxCyRfM

Штрафы за невыдачу БСО клиентам

Если были обнаружены какие-либо нарушения при использовании или БСО не было выдано клиентам компании, организации или предприятия, такие незаконные действия влекут за собой наложение штрафа:

• Для ИП и должностных лиц организации, которые имеют пост руководителя – от 3 000 до 4 000 рублей;
• Для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей

Цели проведения инвентаризации

Процесс инвентаризации проводится для проверки отчетности, сверить данные указанные в журнале ведения учета (доход, расход, остаток), а также для контроля всех этих пунктов.

Как правило, инвентаризация проводится в срок, назначенный руководителем организации или компании, а также перед началом берется расписка у ответственного лица за финансовые процессы:

1. Одной из первых и основных целей инвентаризации – это выявить недостачу. Достигнуть данную цель можно используя метод сопоставления наличия товара с имеющимися данными бухгалтерского учета, которые помогут выявить недостачу или другие финансовые расхождения.
2. Также в процессе инвентаризации немаловажным аспектом является обнаружить устаревший материал, которые непригоден для использования и утратил свое первоначальное качество. Помимо этого, нужно провести проверку всего наличия бланков и исключить из архива те, которые является непригодными и исчерпали свой срок действия. Дополнительно необходимо провести инвентаризацию БСО, уделяя особое вниманию проверке ценных бумаг, финансовых и бухгалтерских учетов, а также всех имеющихся акций, облигаций. В случае если компания передала все свои ценные бумаги на хранение банку, то в этом случае суть инвентаризации будет заключаться в сверке наличии останков, имеющихся на счетах компании, а также необходима выписка из банка, свидетельствующая о наличии всех необходимых документов.

Бухгалтерский и налоговый учет

Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО. В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.
Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).

При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.

Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006, так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.

При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы.

В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.

Контроль за условиями хранения

Так как контроль за сохранностью БСО необходим в обязательном порядке, в частности, защите информации и данных от посторонних лиц и незаконных вмешательств, на предпринимателя компании или организации накладываются обязательства, в которые входит необходимость обеспечить надежные условия для хранения всей информации по БСО.

Обязательный пункт, который должен соблюдаться предпринимателем – это разрешить доступ к хранению документов только тем лицам, которые имеют к ним прямое отношение и несут ответственность за их сохранность. Эти лица и вся необходимая информация о них должны быть зафиксирована в журнале учета.

В законодательстве Российской Федерации определенного срока хранения БСО не существует, однако, согласно правилам, рекомендуется регулярно проводить инвентаризацию документов. При обнаружении тех экземпляров, которые находятся на хранении более пяти лет, их необходимо удалить из архива. Сам процесс инвентаризации должен проходить только в присутствии установленной руководителем комиссии, которая несет ответственность за весь этот процесс.

Кроме этого, немало важным пунктом обеспечения надлежащих условий хранения БСО является необходимость всех должностных лиц, которые ведут бухгалтерский учет, являются ответственными за получение, хранение и выдачу БСО, должны заключить договор с предпринимателем или руководителем компании, организации или фирмы договор. Этот документ будет свидетельствовать о том, что назначаемое лицо на исполнительную должность соглашается нести ответственность, возлагаемую на его должность, а также за определенные процессы, проводимые в компании.

Когда предприниматель проводит все вышеописанные процессы проверки, составление и ведение учета, можно утверждать, что руководящее лицо ответственно относится к своей деятельности и желает избежать проблем с законодательством и наложение штрафа в случае выявления каких-либо нарушений. Честное и правильное ведение дела, ответственное отношение к клиентам является залогом процветающего бизнеса и прибыльного дохода.